Spółka z o.o. – podstawowe informacje dla osób planujących prowadzenie biznesu w tej formie

Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością posiada osobowość prawną. Wspólnicy spółki z o.o. nie odpowiadają za zobowiązania spółki. Spółka może być jednoosobowa lub wieloosobowa. Jest to jeden z najpopularniejszych rodzajów spółek prowadzonych w Polsce.

Zalety i wady spółki z ograniczoną odpowiedzialnością

Zalety

Pierwszą z zalet prowadzenia działalności w formie spółki z o.o. jest brak odpowiedzialność wspólników za zobowiązania spółki. Wobec tego wierzyciel nie może żądać spłaty długu z majątków osobistych wspólników.

Kolejną zaletą spółki z o.o. jest to, że stanowi ona alternatywę dla jednoosobowej działalności gospodarczej. Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością może także składać się z jednego wspólnika. Mamy do czynienia wówczas z jednoosobową spółką z o.o. W spółce jednoosobowej jedyny wspólnik wykonuje wszystkie uprawnienia przysługujące zgromadzeniu wspólników.

Wady

Kapitał zakładowy spółki wynosi minimum 5.000 zł i dzieli się on na udziały o równej bądź nierównej wartości nominalnej (nie mniejszej niż 50 zł).

Działalność w formie spółki z o.o. jest opodatkowana podwójnie, zarówno podatkiem dochodowym od osób prawnych (CIT) oraz podatkiem dochodowym od osób fizycznych (PIT)- w przypadku wypłaty dywidendy. Oznacza to, że dochód spółki opodatkowany jest podatkiem CIT w wysokości 19% – standardowa stawka podatkowa. Występuje niższa stawka dla małych przedsiębiorstw, które osiągają przychody poniżej 2 mln euro (tzw. mały podatnik), w wysokości 9%. Wypłata zysku ze spółki z o.o. jest natomiast opodatkowana podatkiem PIT. W przypadku spółki z o.o., dochód wspólnika ze spółki, od którego obowiązuje podatek PIT nazywany jest dywidendą.

Jak założyć spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością?

Spółka z o.o. powstaje z chwilą zawarcia umowy spółki w formie aktu notarialnego oraz z wpisem do rejestru przedsiębiorców KRS. Umowa powinna określać: firmę i siedzibę spółki, przedmiot działalności, wysokość kapitału zakładowego, informację czy wspólnik może mieć więcej niż jeden udział, liczbę i wartość nominalną udziałów objętych przez poszczególnych wspólników oraz czas trwania spółki jeśli oznaczony. Umowa spółki powinna także szczegółowo określać przedmiot wkładu niepieniężnego (aportu) oraz wspólnika który go wnosi. Nazwa firmy powinna zawierać oznaczenie „spółka z ograniczoną odpowiedzialnością” (sp. z o.o.). Spółka z o.o. może zostać utworzona tradycyjnie u notariusza lub przez portal teleinformacyjny. Aby utworzyć spółkę z o.o.:

– należy zawrzeć umowę spółki,

– wspólnicy muszą wnieść wkłady na pokrycie całego kapitału zakładowego,

– należy powołać zarząd,

– należy ustanowić radę nadzorczą lub komisję rewizyjną (jeśli jest to wymagane),

– należy wpisać spółkę do KRS,

Niezbędne dokumenty do zgłoszenia spółki do KRS:

– umowa spółki,

– oświadczenie członków zarządu, że wkłady zostały wniesione w całości przez wszystkich wspólników,

– dokument potwierdzający skład osobowy zarządu (jeśli nie został ustanowiony w umowie spółki),

– podpisana lista wspólników oraz liczby i wartości nominalne udziałów każdego z nich przez członków zarządu.

Wspólnicy spółki z ograniczoną odpowiedzialnością

Może być utworzona przez jedną lub więcej osób. Jeden ze wspólników może mieć więcej udziałów w kapitale zakładowym.  Do kompetencji wspólników należy zmiana umowy spółki, wgląd do księgi udziałów, udział w zysku wynikającym z rocznego sprawozdania finansowego. Są oni także uprawnieni do dywidendy za dany rok obrotowy, czyli do wynagrodzenia za włożony kapitał. Wspólnicy mają równe prawa i obowiązki w spółce. Są organem kontrolnym Spółki z ograniczoną odpowiedzialnością. Mogą zbyć swoje udziały w całości lub części, a także mogą je zastawić w formie pisemnej z podpisami notarialnie poświadczonymi.

Organ reprezentujący sp. z o.o. – zarząd

Organem reprezentującym spółkę na zewnątrz jest zarząd lub pełnomocnik powołany uchwałą wspólników. W spółce jednoosobowej jedyny wspólnik nie ma prawa reprezentowania spółki. Członkowie zarządu podpisują wniosek o wpis do rejestru spółek.  Zarząd jest zobowiązany do prowadzenia księgi udziałów, do której imiennie wpisywana jest wartość nominalna udziałów każdego ze wspólników. Zarząd składa się z jednego lub większej liczby członków, w jego skład mogą wchodzić osoby powołane spośród wspólników jak i spoza. Członkowie zarządu powoływani i odwoływani są uchwałą wspólników. Zasady wynagradzania członków zarządu określa uchwała wspólników. „Zgodnie z orzeczeniem Sądu Najwyższego z dnia 4 października 1994 r. (I PZP 42/94) podstawą zatrudnienia może być umowa o pracę (ale nie powołanie w rozumieniu przepisów prawa pracy).”[1] „ Status pracowniczy osób sprawujących funkcje organów zarządzających zakładami pracy (w tym także funkcję członka zarządu spółki) nie wynika z faktu spełniania przez te osoby wszystkich cech stosunku pracy z art. 22 § 1 k.p., lecz z decyzji ustawodawcy o włączeniu tych osób do kategorii pracowników, pomimo braku podporządkowania kierownictwu pracodawcy pojmowanego w tradycyjny sposób.”[2] Mianowicie sytuacja w której zarządca wykonuje także inne działalności w ramach danej firmy (praca jako zwykły pracownik) uprawnia go do podpisania umowy o pracę. Może być to również tzw. „umowa B2B”, kontrakt menadżerski (umowa o zarządzanie) – zawierane w ramach działalności gospodarczej lub poza nią. Do składania oświadczeń woli w imieniu spółki wymagane jest co do zasady współdziałanie dwóch członków zarządu lub jednego z członków wraz z prokurentem (osoba umocowana). Powołanie prokurenta wymaga zgody wszystkich członków zarządu. Zgodnie z art. 211 kodeksu spółek handlowych, członkowie zarządu są obarczeni zakazem działalności konkurencyjnej w stosunku do spółki.

Organ nadzorczy sp. z o.o. 

Organem nadzorczym w sp. z o.o. może zostać ustanowiona rada nadzorcza lub komisja rewizyjna. Zgodnie z k.s.h. organ ten powinien zostać ustanowiony w spółkach w których kapitał zakładowy przewyższa kwotę 500.000 zł, a wspólników jest więcej niż 25 osób. Nie można być jednocześnie członkiem rady nadzorczej oraz komisji rewizyjnej. 

Członkowie rady nadzorczej powoływani są na roczną kadencję (chyba, że umowa spółki mówi inaczej), mogą zostać odwołani w każdej chwili. W skład rady nadzorczej wchodzi co najmniej trzech członków, powoływanych uchwałą wspólników. Do zadań rady nadzorczej należy m.in. nadzór nad działalnością spółki, ocena sprawozdań finansowych, ocena wniosków zarządu dotyczących podziału zysku lub pokrycia straty oraz składanie zgromadzeniu wspólników corocznego pisemnego sprawozdania z wyników tej oceny. Każdy członek rady co do zasady może wykonywać samodzielnie prawo nadzoru, a o rozszerzeniu uprawnień tego organu stanowi umowa spółki. Do kompetencji rady nadzorczej należy także podejmowanie uchwał. Członkowie rady nadzorczej otrzymują wynagrodzenie w wysokości określonej w umowie spółki. Komisję rewizyjną określają te same zasady co do powyższej rady nadzorczej.

Zgromadzenie wspólników

Zgromadzenie wspólników składa się ze wspólników spółki. Organ ten podejmuje uchwały w przedmiocie umowy o nabycie dla spółki nieruchomości lub udziału w nieruchomości. Rozporządzenie prawem lub zaciągnięcie zobowiązania do świadczenia przewyższającego dwukrotność kapitału zakładowego spółki wymaga uchwały wspólników. Wyróżniamy dwa rodzaje zgromadzeń wspólników zwyczajne oraz nadzwyczajne. Zgromadzenie zwyczajne powinno odbyć się w terminie sześciu miesięcy po upływie każdego roku obrotowego. Nadzwyczajne natomiast jest zwoływane przez zarząd/komisję rewizyjną/radę nadzorczą w przypadkach określonych w ustawie lub w umowie spółki. Zgromadzenia wspólników odbywają się w siedzibie spółki lub w innym miejscu na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej.

Rodzaje odpowiedzialności w spółce z o.o.

Istnieją dwa rodzaje odpowiedzialności w spółce z o.o. 

Pierwsza z nich to odpowiedzialność wspólnika za zobowiązania zaciągnięte przez spółkę. Wspólnicy to założyciele spółki, którzy podejmują kluczowe decyzje dotyczące spółki, natomiast nie kierują nią na co dzień. Wspólnicy spółki co do zasady nie ponoszą żadnej odpowiedzialności za zobowiązania spółki. Wyjątkiem od reguły jest sytuacja, w której wspólnik zasiada także w zarządzie. Oznacza to, że wówczas bycie wspólnikiem nie wyklucza jego odpowiedzialności za zobowiązania spółki i jako członek zarządu jest on zobowiązany na zasadach dotyczących członka zarządu.

Drugim rodzajem jest odpowiedzialność członka zarządu za zobowiązania zaciągnięte przez spółkę. Zarząd to osoby (członkowie zarządu) reprezentujący spółkę na zewnątrz, kierujący nią na co dzień, zaciągający zobowiązania, podpisujących umowy w imieniu spółki oraz podejmujące czynności decyzyjne dla funkcjonowania spółki. Zgodnie z art. 299 k.s.h. członkowie zarządu odpowiadają za zobowiązania spółki, gdy egzekucja przeciwko spółce okaże się bezskuteczna. Za niespłacone zobowiązania członkowie zarządu odpowiadają wówczas solidarnie oraz majątkami osobistymi. Art. 299 §2 k.s.h. wprowadza możliwość wyłączenia odpowiedzialności członka zarządu w wymienionych przypadkach:

  1. gdy złoży we właściwym terminie wniosek o ogłoszenie upadłości spółki lub wszczęcie postępowania układowego,
  2. gdy za niezgłoszenie wniosku o ogłoszenie upadłości lub niewszczęcie postępowania układowego nastąpiło bez winy członka zarządu,
  3. gdy pomimo niezgłoszenia wniosku o ogłoszenie upadłości lub niewszczęcia postępowania układowego wierzyciel spółki nie poniósł szkody.

Dodatkową regulacją jest art. 116 Ordynacji Podatkowej (O.P.), zgodnie z którą członkowie zarządu odpowiadają solidarnie i całym swoim majątkiem za zaległości podatkowe w spółce. Istnieją dwie możliwości zwolnienia z tej odpowiedzialności:

  1. we właściwym czasie zgłoszono wniosek o ogłoszenie upadłości lub w tym czasie zostało otwarte postępowanie restrukturyzacyjne bądź układowe,
  2. niezgłoszenie wniosku o ogłoszenie upadłości nastąpiło bez jego winy.

Zmiana umowy spółki z ograniczoną odpowiedzialnością

Wszelkie zmiany umowy spółki wymagają uchwały wspólników i wpisu tych zmian do rejestru. Zmiany do rejestru zgłasza zarząd spółki.

Opłacanie składek zdrowotnych przed nowym ładem a po

Przed rokiem 2022 r., czyli przed wprowadzeniem tzw. Polskiego Ładu członkowie zarządów w związku z pobieranym wynagrodzeniem za powołanie do zarządu uiszczali jedynie podatek dochodowy (PIT). Według k.s.h. członek zarządu może być wynagradzany za pracę w zarządzie. Na tej podstawie członkowie tego organu otrzymywali wynagrodzenie za powołanie. W związku ze zmianami obowiązującymi od 2022 r. są oni dodatkowo zobligowani do zapłaty składki zdrowotnej, obliczonej jako 9% od dochodów. Konkludując, w sumie członkowie zarządów w przypadku pobierania wynagrodzenia z tytułu powołania zapłacą podatek PIT według skali podatkowej oraz składkę zdrowotną w wysokości 9%.

Księgowanie w spółce z o.o.

Prowadzenie spółki z o.o. wymaga prowadzenia ksiąg rachunkowych – tzw. pełnej księgowości. W księgach ewidencjonowane są wszystkie operacje (faktury przychodowe, faktury kosztowe, płatności gotówkowe oraz bezgotówkowe, zaciągnięte oraz udzielone pożyczki, itd.). W spółce z o.o. każda operacja jest ewidencjonowana i może wiązać się z określonymi konsekwencjami podatkowymi. Obowiązkowym jest także przygotowywanie sprawozdań finansowych za każdy rok obrotowy z uwzględnieniem zysków i strat (zestawienie wszystkich operacji finansowych zrealizowanych w poprzednim roku kalendarzowym), bilansu (zestawienie aktywów i pasywów, przedstawiających stan majątkowy firmy na dzień sporządzania) oraz informacja dodatkowa (czyli wszystko co nie zostało zawarte w powyżej wymienionych sprawozdaniach a ma istotne znaczenie dla spółki). Prowadzenie pełnej księgowości w spółce z.o.o. ma wiele zalet m.in. zarząd posiada pełen obraz tego w jakiej kondycji finansowej znajduje się firma oraz może świadomie planować wydatki oraz przychody.

Na czym polega umorzenie udziałów w sp. z o.o.?

Umorzenie zwykłe stosowane jest m.in. w sytuacjach gdy celem jest aby wszystkie udziały w spółce posiadał jeden wspólnik, ale nie stać go na wykupienie udziałów pozostałych lub gdy w miejsce obecnego wspólnika ma wejść inny. Skutkuje to zmianami w strukturze udziałów spółki lub przeprowadzeniem zmian restrukturyzacyjnych. Udział może być umorzony jedynie po wpisie spółki do rejestru i tylko w przypadku, gdy umowa spółki tak stanowi. Należy jednak pamiętać, że zmiana umowy spółki w tym zakresie (wprowadzająca możliwość umorzenia) jest skuteczna od momentu wpisu jej w rejestrze przedsiębiorców KRS, a nie od momentu podjęcia uchwały o wprowadzeniu do umowy spółki zapisu o możliwości umorzenia udziałów.

Wyróżniamy trzy rodzaje umorzeń udziałów w spółce z o.o.

Pierwszym z nich jest umorzenie dobrowolne, dokonywane w drodze nabycia udziału wspólnika przez spółkę. Odbywa się ono wyłącznie za zgodą wspólnika. Podejmowane uchwałą zgromadzenia wspólników, wraz ze wskazaniem jako podstawy art. 199 §1 k.s.h. oraz wysokości wynagrodzenia przysługującego wspólnikowi za umorzony udział. Za dobrowolną zgodą wspólnika może dojść do umorzenia udziału bez wynagrodzenia.

Kolejnym rodzajem umorzenia jest umorzenie przymusowe. Ważną przesłanką jest uwzględnienie w umowie spółki możliwości umorzenia udziałów bez zgody wspólnika i określenie w jaki sposób będzie ono przeprowadzone. Następnie należy podjąć uchwałę zgromadzenia wspólników, z określeniem podstawy prawnej umorzenia oraz wysokością wynagrodzenia przysługującego wspólnikowi za udział, do którego umorzenia doszło wraz z uzasadnieniem. W umorzeniu przymusowym ważnym jest to, że wynagrodzenie przysługujące wspólnikowi w związku z umorzeniem udziałów nie może być niższe od przypadających na udział aktywów netto, wykazanych w sprawozdaniu finansowym za ostatni rok obrotowy, pomniejszonych o kwotę przeznaczoną do podziału między wspólników.

Ostatnim z umorzeń jest umorzenie automatyczne; aby do niego doszło w umowie spółki musi być zawarte postanowienie, że w razie ziszczenia się określonego zdarzenia, dochodzi do umorzenia automatycznego bez podejmowania uchwały przez zgromadzenie wspólników. W tym wypadku stosuje się przepisy oraz tryb dotyczący umorzenia przymusowego. Dodatkowo w chwili ziszczenia się warunku, o którym mowa w umowie spółki, zarząd powinien powziąć niezwłocznie uchwałę o obniżeniu kapitału zakładowego, chyba że umorzenie następuje z czystego zysku. Jeśli umorzenie wymaga obniżenie kapitału zakładowego, to umorzenie następuje z chwilą obniżenia kapitału zakładowego. Umorzenie udziałów natomiast nie może doprowadzić do obniżenia wysokości kapitału zakładowego spółki poniżej 5.000 zł.

Likwidacja spółki z o.o.

Jeżeli zawiązanie spółki nie zostanie zgłoszone do sądu rejestrowego w terminie sześciu miesięcy od dnia zawarcia umowy spółki lub postanowienie sądu odmawiające zarejestrowania stało się prawomocne to umowa ulega rozwiązaniu. W przypadku spółki założonej poprzez system teleinformatyczny termin wynosi siedem dni. Wobec powyższego zarząd musi dokonać likwidacji, jeśli nie ma zarządu to zgromadzenie wspólników lub sąd rejestrowy ustanawia likwidatora. Likwidatorzy ogłaszają jednokrotnie o otwarciu likwidacji, wzywając wierzycieli do zgłoszenia ich wierzytelności w terminie miesiąca od dnia ogłoszenia. Spółka ulega rozwiązaniu z dniem zatwierdzenia przez zgromadzenie wspólników sprawozdania likwidacyjnego.


[1] A. Kidyba [w:] Komentarz aktualizowany do art. 301-633 ustawy z dnia 15 września 2000 r. Kodeks spółek handlowych, LEX/el. 2022, art. 370.

[2] Wyrok SN z 12.05.2011 r., II UK 20/11, OSNP 2012, nr 11-12, poz. 145.

Oceń wpis!
[Ocen: 5 Średnia: 5]
Strona do poprawnego działania wymaga włączonej obsługi JavaScript w przeglądarce.