Ochrona sygnalistów w Polsce. Procedura zgłoszeń wewnętrznych 2024

Od kiedy nowe obowiązki?

Ustawa o ochronie sygnalistów nie jest jeszcze aktualnie aktem prawnym obowiązującym. Na posiedzeniu 14 czerwca 2024 r. Sejm Rzeczypospolitej przyjął ustawę o ochronie pracowników zgłaszających naruszenie prawa przygotowaną przez Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej.

Teraz ustawa czeka na podpis prezydenta Andrzeja Dudy. Po upływie vacatio legis wejdzie w życie.

Podsumowanie

Co należy zrobić:

  1. sprawdzić, czy Twoje przedsiębiorstwo obejmuje obowiązek przygotowania procedury zgłoszeń wewnętrznych,
  2. przygotować procedurę,
  3. podjąć decyzję komu powierzyć realizację przewidzianej przez ustawę procedury zgłoszeń wewnętrznych, a także prowadzenie rejestru zgłoszeń wewnętrznych – podmiotowi wewnątrz organizacji lub osobie spoza organizacji (np. prawnikowi).

Najważniejsze informacje przygotowanie przez prawników kancelarii

Ustawa o ochronie sygnalistów ma na celu najogólniej rzecz ujmując – wdrożenie dyrektywy unijnej i zakłada ochronę osób zgłaszających lub ujawniających publicznie informacje o naruszeniach prawa.

Ustawa reguluje:

  • warunki objęcia ochroną sygnalistów zgłaszających lub ujawniających publicznie informacje o naruszeniach prawa,
  • środki ochrony sygnalistów zgłaszających lub ujawniających publicznie informacje o naruszeniach prawa,
  • zasady ustalania wewnętrznej procedury zgłaszania informacji o naruszeniach prawa i podejmowania działań następczych,
  • zasady zgłaszania informacji o naruszeniach prawa organowi publicznemu,
  • zasady ujawnienia publicznego informacji o naruszeniach prawa,
  • zadania Rzecznika Praw Obywatelskich związane ze zgłaszaniem informacji o naruszeniach prawa,
  • zadania organów publicznych związane ze zgłaszaniem informacji o naruszeniach prawa i z podejmowaniem działań następczych.

Kto musi wdrożyć procedurę zgłoszeń wewnętrznych?

Wdrożenie rozwiązań przewidywanych przez ustawę (procedura zgłoszeń wewnętrznych) jest obowiązkowe:

  • w odniesieniu do podmiotów prawnych na rzecz których według stanu na dzień 1 stycznia lub 1 lipca danego roku pracę zarobkową wykonuje co najmniej 50 osób obowiązkowe będzie wprowadzenie procedury zgłoszeń wewnętrznychdo liczby 50 osób wykonujących pracę zarobkową wlicza się pracowników w przeliczeniu na pełne etaty lub osoby świadczące pracę za wynagrodzeniem na innej podstawie niż stosunek pracy (jeśli nie zatrudniają do tego rodzaju pracy innych osób, niezależnie od podstawy zatrudnienia),
  • w podmiotach prawnych na których rzecz pracę zarobkową wykonuje mniej niż 50 osób wprowadzenie procedury zgłoszeń wewnętrznych przewidzianych ustawą o ochronie sygnalistów jest dobrowolne.

Procedura wewnętrzna – co zawiera

Jeśli chodzi o wewnętrzną procedurę zgłaszania informacji o naruszeniach prawa i podejmowania działań następczych (procedura zgłoszeń wewnętrznych/regulamin whistleblowing) to:

  1. aby przygotować się do wejścia w życie ustawy o sygnalistach konieczne jest przede wszystkim wdrożenie wewnętrznych regulacji określających zasady dokonywania zgłoszeń, potwierdzenia ich przyjęcia i podejmowania działań następczych,
  2. procedura zgłoszeń w świetle przepisów ustalona ma być po konsultacjach – z zakładową organizacją związkową lub zakładowymi organizacjami związkowymi (jeśli jest więcej niż jedna) lub z przedstawicielami osób świadczących pracę na rzecz podmiotu prawnego, wyłonionymi w trybie przyjętym w podmiocie prawnym (jeśli nie działa organizacja związkowa w podmiocie prawnym),
  3. procedura zgłoszeń wewnętrznych wchodzi w życie po upływie 7 dni od dnia jej podania do wiadomości osób wykonujących pracę w danym podmiocie,
  4. procedura zgłoszeń wewnętrznych musi obejmować swym zakresem szereg regulacji, mianowicie:
    • określać wewnętrzną jednostkę organizacyjną lub osobę w ramach struktury organizacyjnej podmiotu prawnego, lub podmiot zewnętrzny, upoważnione przez podmiot prawny do przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych,
    • określać sposoby przekazywania zgłoszeń wewnętrznych przez sygnalistę wraz z jego adresem korespondencyjnym lub adresem poczty elektronicznej, zwanymi dalej „adresem do kontaktu”,
    • określać bezstronną wewnętrzną jednostkę organizacyjną lub osobę w ramach struktury organizacyjnej podmiotu prawnego, upoważnione do podejmowania działań następczych, włączając w to weryfikację zgłoszenia wewnętrznego i dalszą komunikację z sygnalistą, w tym występowanie o dodatkowe informacje i przekazywanie sygnaliście informacji zwrotnej; funkcję tę może pełnić wewnętrzna jednostka organizacyjna lub osoba, o których mowa w pkt 1, jeżeli zapewniają bezstronność,
    • określać tryb postępowania z informacjami o naruszeniach prawa zgłoszonymi anonimowo,
    • zawierać zrozumiałe i łatwo dostępne informacje na temat dokonywania zgłoszeń zewnętrznych do Rzecznika Praw Obywatelskich albo organów publicznych oraz – w stosownych przypadkach – do instytucji, organów lub jednostek organizacyjnych Unii Europejskiej.

Osoba prawna w ramach procedury zgłoszeń wewnętrznych ma obowiązek potwierdzenia sygnaliście przyjęcia zgłoszenia wewnętrznego w terminie 7 dni od dnia jego otrzymania, chyba że sygnalista nie podał adresu do kontaktu, na który należy przekazać potwierdzenie.

Wewnętrzna jednostka organizacyjna lub osoba upoważniona do podejmowania działań następczych ma obowiązek podjęcia, z zachowaniem należytej staranności, działań następczych.

Maksymalny termin na przekazanie sygnaliście informacji zwrotnej to  3 miesiące od dnia potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia wewnętrznego, a w przypadku nieprzekazania potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia wewnętrznego (z uwagi na niepodanie adresu do kontaktu przez sygnalistę, na który potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia wewnętrznego należy przekazać) termin na przekazanie sygnaliście informacji zwrotnej to 3 miesiące od upływu 7 dni od dnia dokonania zgłoszenia wewnętrznego, chyba że sygnalista nie podał adresu do kontaktu, na który należy przekazać informację zwrotną.

Ww. są elementami obligatoryjnymi jakie określać musi procedura zgłoszeń wewnętrznych, ustawa przewiduje jeszcze możliwość określenia przez osobę prawną w ramach procedury zgłoszeń wewnętrznych kwestii innych niż powyższe (jest to katalog otwarty, wobec czego osoba prawna w tym zakresie dysponuje swobodą regulacyjną), tj. 

  • wskazanie naruszeń, o których mowa w art. 3 ust. 2 („podmiot prawny może dodatkowo w ramach procedury zgłoszeń wewnętrznych przewidzieć możliwość zgłaszania informacji o naruszeniach dotyczących obowiązujących w tym podmiocie prawnym regulacji wewnętrznych lub standardów etycznych, które zostały ustanowione przez podmiot prawny na podstawie przepisów prawa powszechnie obowiązującego i pozostają z nimi zgodne), jeżeli podmiot prawny przewidział możliwość zgłaszania takich naruszeń,
  • wskazanie czynników ryzyka odpowiadających profilowi działalności podmiotu prawnego, sprzyjających możliwości wystąpienia określonych naruszeń prawa związanych w szczególności z naruszeniem obowiązków regulacyjnych lub innych obowiązków określonych w przepisach prawa lub z ryzykiem korupcji,
  • wskazanie, że informacja o naruszeniu prawa może być w każdym przypadku zgłoszona również do Rzecznika Praw Obywatelskich albo organu publicznego z pominięciem procedury zgłoszeń wewnętrznych,
  • określenie systemu zachęt do korzystania z procedury zgłoszeń wewnętrznych, w przypadku, gdy naruszeniu prawa można skutecznie zaradzić w ramach struktury organizacyjnej podmiotu prawnego, a sygnalista uważa, że nie zachodzi ryzyko działań odwetowych.
  • Zgodnie z ustawą, sposób dokonywania zgłoszeń w ramach procedury zgłoszeń wewnętrznych to co najmniej zgłoszenia ustne i pisemne. Oznacza to tyle, że minimum konieczne do zagwarantowania to możliwość dokonania zgłoszeń ustnych lub pisemnych, można natomiast rozszerzać ten katalog o inne sposoby. Dla każdego ze wskazanych sposobów konieczne jest odpowiednie przygotowanie i wdrożenie procedur umożliwiających sygnalistom dokonywanie zgłoszeń.
  • W przypadku ustnych zgłoszeń może się to odbywać telefonicznie, za pośrednictwem środków komunikacji lub podczas bezpośredniego spotkania dokonanego w terminie 14 dni od złożenia przez niego wniosku w tym przedmiocie; w zależności od sposobu dokonania zgłoszenia ustnego niezbędne jest wdrożenie dalszych procedur gwarantujących poszanowanie praw sygnalisty.
  • zgłoszenia ustne dokonywane za pośrednictwem nagrywającej linii telefonicznej lub innego nagrywanego systemu komunikacji głosowej zapisywane jest (za zgodą sygnalisty) albo jako nagranie rozmowy, albo jako transkrypcja rozmowy przygotowana przez jednostkę, osobę lub podmiot upoważniony do przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych,
  • zgłoszenia ustne dokonane za pośrednictwem nienagrywającej linii telefonicznej lub innego nienagrywanego systemu komunikacji głosowej dokumentowane są w formie protokołu rozmowy sporządzonego przez jednostkę, osobę lub podmiot upoważniony do przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych.
  • zgłoszenia ustne dokonane podczas bezpośredniego spotkania dokumentowane są w formie nagrania rozmowy bądź protokołu spotkania,
  • W przypadku zawiadomień pisemnych – mogą być one dokonywane w formie papierowej lub elektronicznej.

Kto jest odpowiedzialny za realizację procedury? Rejestr

Konieczne jest wdrożenie takich procedur, które gwarantują, że procedura zgłoszeń wewnętrznych przewidziana w ramach danej osoby prawnej uniemożliwia nieupoważnionym osobom uzyskanie informacji objętych zgłoszeniem.

Do przyjmowania i weryfikacji zgłoszeń wewnętrznych i podejmowania działań następczych dopuszczone będą mogły być tylko osoby posiadające pisemne upoważnienie od podmiotu prawnego i są obowiązane do zachowania tajemnicy w zakresie informacji i danych osobowych które uzyskały w ramach procedury zgłoszeń wewnętrznych.

Jeśli osoba prawna decyduje się powierzyć podmiotowi zewnętrznemu realizację przewidzianej przez ustawę procedury zgłoszeń wewnętrznych (a nie powierzyć realizację tej procedury wewnętrznej jednostce organizacyjnej lub osobie w ramach struktury organizacyjnej podmiotu prawnego) konieczne jest zawarcie umowy z taką osobą prawną w celu powierzenia obsługi przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych.

Zgodnie z ustawą w przypadku, gdy dany podmiot obowiązkowo podlega wskazanym w niej regulacjom, prowadzi on rejestr zgłoszeń wewnętrznych. Może powierzyć to zadanie również podmiotowi zewnętrznemu. Ustawa określa szczegółowo co obejmuje wskazany rejestr.

Powierzenie realizacji zadań związanych z obsługą zgłoszeń

W ramach naszej kancelarii oferujemy kompleksowe przygotowanie dokumentacji prawnej tworzącej ramy dla wprowadzenia i obsługi zgłoszeń wewnętrznych. 

Z uwagi na ww. informacje i na indywidualne okoliczności dotyczące podmiotu, w którym ma zostać wprowadzona procedura zgłoszeń wewnętrznych, w zależności od decyzji odnośnie powierzenia realizacji zadań przewidywanych przez ustawę w zakresie procedury zgłoszeń wewnętrznych i prowadzenia działań następczych (czy będzie za nią odpowiedzialna wewnętrzna jednostka organizacyjna, czy osoba w ramach struktury organizacyjnej podmiotu czy podmiot wewnętrzny) zakres usług prawnych może być różny.

Powierzenie podmiotowi zewnętrznemu

W przypadku podjęcia decyzji o powierzeniu realizacji zadań związanych z obsługą zgłoszeń wewnętrznych podmiotowi zewnętrznemu konieczne będzie:

    • podjęcie konsultacji z zakładową organizacją związkową lub zakładowymi organizacjami związkowymi (jeśli funkcjonuje w podmiocie więcej niż jedna) lub podjęcie konsultacji z przedstawicielami osób świadczących pracę na rzecz podmiotu, jeśli nie funkcjonuje organizacja związkowa) – brak wymogu ustawowego, ale zalecamy sporządzenie protokołu konsultacji,
    • przygotowanie regulaminu obejmującego procedurę zgłoszeń wewnętrznych (dokonywanie zgłoszeń, potwierdzenie przyjęcia zgłoszeń, podejmowanie działań następczych),
    • przygotowanie umowy do zawarcia z takim podmiotem, której przedmiotem będzie powierzenie obsługi przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych, potwierdzania przyjęcia zgłoszenia, przekazywania informacji zwrotnej, i dostarczania informacji na temat procedury zgłoszeń wewnętrznych, ewentualnie analiza umowy jaką dysponuje podmiot zewnętrzny celem oceny jej prawidłowości z punktu widzenia ustawy oraz odpowiedniego zabezpieczenia interesów klienta,
    • przygotowanie informacji ramowej do przekazania przez podmiot prawny osobie ubiegającej się o pracę na podstawie stosunku pracy lub innego stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub usług lub pełnienia funkcji lub pełnienia służby o procedurze zgłoszeń wewnętrznych (do przekazania wraz z rozpoczęciem rekrutacji lub negocjacji poprzedzających zawarcie umowy).

    Powierzenie osobie w ramach struktury podmiotu

    W przypadku podjęcia decyzji o powierzeniu realizacji zadań związanych z obsługą zgłoszeń wewnętrznych osobie w ramach struktury organizacyjnej podmiotu konieczne będzie:

    • podjęcie konsultacji z zakładową organizacją związkową lub zakładowymi organizacjami związkowymi (jeśli funkcjonuje w podmiocie więcej niż jedna) lub podjęcie konsultacji z przedstawicielami osób świadczących pracę na rzecz podmiotu, jeśli nie funkcjonuje organizacja związkowa) – brak wymogu ustawowego, ale zalecamy sporządzenie protokołu konsultacji,
    • przygotowanie regulaminu obejmującego procedurę zgłoszeń wewnętrznych (dokonywanie zgłoszeń, potwierdzenie przyjęcia zgłoszeń, podejmowanie działań następczych),
    • przygotowanie pisemnego upoważnienia od podmiotu dla osoby w ramach struktury organizacyjnej zobowiązujące do zachowania w tajemnicy informacji i danych osobowych, które uzyskały w ramach procedury zgłoszeń wewnętrznych,
    • przygotowanie informacji ramowej do przekazania przez podmiot prawny osobie ubiegającej się o pracę na podstawie stosunku pracy lub innego stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub usług lub pełnienia funkcji lub pełnienia służby o procedurze zgłoszeń wewnętrznych (do przekazania wraz z rozpoczęciem rekrutacji lub negocjacji poprzedzających zawarcie umowy).

    Powierzenie jednostce organizacyjnej w ramach struktury podmiotu

    W przypadku podjęcia decyzji o powierzeniu realizacji zadań związanych z obsługą zgłoszeń wewnętrznych jednostce organizacyjnej w ramach struktury organizacyjnej podmiotu konieczne będzie:

    • podjęcie konsultacji z zakładową organizacją związkową lub zakładowymi organizacjami związkowymi (jeśli funkcjonuje w podmiocie więcej niż jedna) lub podjęcie konsultacji z przedstawicielami osób świadczących pracę na rzecz podmiotu, jeśli nie funkcjonuje organizacja związkowa) – brak wymogu ustawowego, ale zalecamy sporządzenie protokołu konsultacji,
    • przygotowanie regulaminu obejmującego procedurę zgłoszeń wewnętrznych (dokonywanie zgłoszeń, potwierdzenie przyjęcia zgłoszeń, podejmowanie działań następczych),
    • przygotowanie pisemnego upoważnienia od podmiotu dla jednostki organizacyjnej w ramach struktury organizacyjnej podmiotu zobowiązujące do zachowania w tajemnicy informacji i danych osobowych, które uzyskały w ramach procedury zgłoszeń wewnętrznych,
    • przygotowanie pisemnego upoważnienia od podmiotu dla jednostki organizacyjnej w ramach struktury organizacyjnej podmiotu zobowiązujące do zachowania w tajemnicy informacji i danych osobowych, które uzyskały w ramach procedury zgłoszeń wewnętrznych,
    • przygotowanie informacji ramowej do przekazania przez podmiot prawny osobie ubiegającej się o pracę na podstawie stosunku pracy lub innego stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub usług lub pełnienia funkcji lub pełnienia służby o procedurze zgłoszeń wewnętrznych (do przekazania wraz z rozpoczęciem rekrutacji lub negocjacji poprzedzających zawarcie umowy).

    Środki karne

    Projekt ustawy przewiduje sankcje karne m.in. za uniemożliwienie lub znaczne utrudnianie dokonania zgłoszenia, podejmowanie działań odwetowych, w tym w sposób uporczywy, czy za ujawnienie tożsamości zgłaszającego, osoby pomagającej w zgłoszeniu, lub osoby powiązanej z sygnalistą.

    Dodatkowo wprowadzono wykroczenie polegające na braku ustanowienia procedury zgłoszeń wewnętrznych lub niewłaściwym ustanowieniu takiej procedury. Sankcje przewidziane w ustawie różnią się w zależności od ciężkości naruszenia i obejmują kary grzywny, ograniczenia wolności, a w niektórych przypadkach kary pozbawienia wolności.

    Zapewniamy wsparcie w dostosowaniu się do nowych regulacji. Zachęcamy do skorzystania z naszej pomocy. Kancelaria Warszawa

    W razie jakichkolwiek pytań jesteśmy do dyspozycji.

    Planujesz wdrożyć procedurę obsługi zgłoszeń sygnalistów oraz instrukcję obsługi zgłoszeń? Pomożemy Ci! Kancelaria Warszawa

    Chętnie pomożemy Ci przeprowadzić kompleksowo cały proces związany z wdrożeniem procedury dokonywania zgłoszeń. Przeszkolimy również Twój zespół!

    Skontaktuj się z nami.

    Podobne wpisy:

    Najnowsze wpisy:

    Obrazek posiada pusty atrybut alt; plik o nazwie 02-copublikujemy-1024x142.png
    Obrazek posiada pusty atrybut alt; plik o nazwie 03-YT-1.png
    Obrazek posiada pusty atrybut alt; plik o nazwie 04-LIN.png
    Obrazek posiada pusty atrybut alt; plik o nazwie 05-3FB.png
    Obrazek posiada pusty atrybut alt; plik o nazwie 06-SPOTI.png
    Obrazek posiada pusty atrybut alt; plik o nazwie 07-czymzajmujemy-1024x185.png
    Oceń wpis!
    [Ocen: 1 Średnia: 5]
    O autorach
    Strona do poprawnego działania wymaga włączonej obsługi JavaScript w przeglądarce.
    Filmy, podcasty, e-booki