Deregulacja spółki z o.o. – forma dokumentowa w zgromadzeniu

Autor: Kancelaria PLA.partners

Ministerstwo Sprawiedliwości chce dopuścić formę dokumentową, w tym komunikację elektroniczną, w czynnościach korporacyjnych spółki z o.o., w których dziś obowiązuje forma pisemna. Zmiana dotyczy zgody wspólnika na elektroniczne doręczenia oraz pełnomocnictwa do uczestniczenia w zgromadzeniu wspólników. Projekt jest częścią szerszej deregulacji, ale niesie również nowe ryzyka po stronie spółek. Eksperci PLA.partners wyjaśniają, co zmieni się w praktyce korporacyjnej.

Czym jest forma dokumentowa w czynnościach korporacyjnych

Forma dokumentowa pozwala na złożenie oświadczenia woli w sposób umożliwiający ustalenie osoby składającej i odtworzenie treści, bez wymogu własnoręcznego podpisu. W praktyce obejmuje wiadomość e-mail, skan podpisanego dokumentu, treść w komunikatorze biznesowym, a także podpis elektroniczny zwykły. Dla wspólników zagranicznych i grup kapitałowych zarządzanych z różnych jurysdykcji forma dokumentowa znacząco obniża barierę komunikacyjną i koszt obsługi spółki.

Co zmienia projekt w zwoływaniu zgromadzenia wspólników

Projekt zachowuje co do zasady wymóg zwoływania zgromadzenia wspólników listem poleconym lub pocztą kurierską z wyprzedzeniem co najmniej dwóch tygodni. Wprowadza możliwość zastąpienia tej formy e-mailem lub doręczeniem elektronicznym, jeżeli wspólnik wcześniej wyraził na to zgodę w formie dokumentowej, podając adres elektroniczny. Umowa spółki może przewidywać surowsze warunki udzielenia zgody, co odpowiada postulatowi ochrony spółek o większej wartości aktywów lub rozproszonej strukturze własności.

Jak ma być udzielane pełnomocnictwo do udziału w zgromadzeniu

Drugi blok zmian dotyczy pełnomocnictwa do uczestnictwa w zgromadzeniu wspólników. W brzmieniu projektowanego przepisu forma dokumentowa ma być formą domyślną, a forma pisemna ma być przewidziana wyłącznie wtedy, gdy umowa spółki tak stanowi. Maciej Pilarek, adwokat i wspólnik PLA.partners, wskazuje, że ta sama zmiana w uzasadnieniu projektu opisana jest odwrotnie, jako fakultatywne otwarcie formy dokumentowej z pozostawieniem domyślnej formy pisemnej. To rozbieżność, którą ministerstwo zapowiedziało skorygować, ale do tego momentu pozostawia spółki w niepewności co do brzmienia finalnego przepisu.

Jakie ryzyka rodzi forma dokumentowa w pełnomocnictwie

W praktyce zespołu PLA.partners najczęściej zgłaszane ryzyko dotyczy nadużycia formy dokumentowej. Pełnomocnictwo udzielone z adresu e-mail, do którego uprawniony nie jest jedyną osobą mającą dostęp, albo wysłane z konta przejętego przez osobę nieuprawnioną, otwiera pole do podszycia i kwestionowania ważności uchwał. Podobne ryzyko dotyczy podrobienia podpisu, ale podrobiony własnoręczny podpis przynajmniej jest penalizowany jako fałszerstwo dokumentu. W elektronicznej formie dokumentowej analogiczna identyfikacja przestępcy bywa znacznie trudniejsza.

Co projekt zmienia w spółkach z rozproszoną strukturą własności

Spółki rodzinne z rozproszoną strukturą własności, w których w zgromadzeniach uczestniczy wielu wspólników z różnych jurysdykcji, projekt traktuje preferencyjnie. Forma dokumentowa eliminuje konieczność wysyłania papierowej dokumentacji za granicę i pozwala zwoływać zgromadzenia w tempie operacyjnym. Z drugiej strony, dla spółek o dużej wartości aktywów lub spółek strategicznych, w których ryzyko nadużyć jest realne, sensowne pozostaje wprowadzenie do umowy spółki surowszych wymogów udzielenia zgody na elektroniczne doręczenia. Projekt wprost dopuszcza taką możliwość.

Co obecnie warto zrobić w umowie spółki

Niezależnie od kierunku finalnego brzmienia przepisu, dziś warto przejrzeć umowę spółki pod kątem zapisów dotyczących doręczeń, zgromadzeń wspólników i pełnomocnictw. Praktyka PLA.partners wskazuje, że dobrze ułożone postanowienia umowy spółki mogą zachować formę pisemną dla pełnomocnictw, ustalić zasady udzielania zgody na elektroniczne doręczenia oraz wprowadzić procedurę weryfikacji tożsamości udzielającego pełnomocnictwa. Te elementy chronią spółkę niezależnie od ostatecznego kształtu nowelizacji.

Skutki prawne i biznesowe dla spółki i wspólników

• możliwość elektronicznego doręczania zawiadomień o zgromadzeniu po pisemnej zgodzie wspólnika
• forma dokumentowa pełnomocnictwa do uczestnictwa w zgromadzeniu (kierunek docelowy projektu)
• ryzyko nadużyć poprzez podszycie się pod e-mail udzielającego pełnomocnictwo
• możliwość zastrzeżenia w umowie spółki surowszych warunków komunikacji
• przyspieszenie obrotu w spółkach z rozproszoną strukturą własności i z udziałem zagranicznym
• niepewność co do finalnego brzmienia przepisu o formie pełnomocnictwa
• aktualność przeglądu postanowień umowy spółki dotyczących doręczeń i pełnomocnictw

Możliwe działania, plan dla zarządu i wspólników

• przeprowadzić audyt umowy spółki pod kątem zapisów o doręczeniach i pełnomocnictwach
• ustalić politykę zgody na elektroniczne doręczenia dla wspólników
• wprowadzić w umowie spółki surowsze warunki udzielenia pełnomocnictwa, jeżeli skala uzasadnia
• wdrożyć procedurę weryfikacji tożsamości udzielającego pełnomocnictwa w formie dokumentowej
• zaktualizować rejestr adresów elektronicznych wspólników i utrzymywać go w aktualnym stanie
• zaplanować rewizję postanowień korporacyjnych po opublikowaniu finalnego brzmienia nowelizacji
• przeszkolić obsługę korporacyjną w zakresie formy dokumentowej i ryzyk z nią związanych

Skontaktuj się z kancelarią PLA.partners

Potrzebujesz wsparcia prawnego lub indywidualnej analizy Twojej sprawy? Skontaktuj się z zespołem PLA.partners, pomożemy ocenić sytuację i zaproponujemy konkretne rozwiązania.