Należyta staranność członka zarządu w nowych przepisach

Autor: Kancelaria PLA.partners

Projekt nowelizacji ordynacji podatkowej zmienia fundamenty odpowiedzialności członka zarządu za zaległości podatkowe spółki. Wprowadza pojęcie należytej staranności, którego wcześniej w tym zakresie nie było, i przerzuca na zarząd ciężar dowodu, że dochowano tej staranności. Dla zarządzających to zupełnie nowy reżim obrony, w którym kluczowa staje się codzienna dokumentacja decyzji. Eksperci PLA.partners analizują, co ten standard realnie oznacza w praktyce zarządczej.

Skąd w przepisach pojawia się należyta staranność

Konstrukcja przeniesiona została z modelu, w którym o uwolnieniu od odpowiedzialności decyduje terminowość zgłoszenia upadłości, na model oceny jakości zarządzania spółką. Inspirację stanowi orzecznictwo Trybunału Sprawiedliwości UE wskazujące, że członek zarządu powinien móc wykazać brak winy. Polski ustawodawca ujął tę zasadę poprzez wymóg wykazania należytej staranności w pełnieniu obowiązków lub w faktycznym zarządzaniu spółką, w celu zapobieżenia powstaniu zaległości podatkowej.

Jakie elementy buduje standard należytej staranności

Standard wyznaczany jest przez trzy elementy. Po pierwsze, posiadanie kwalifikacji, w tym wiedzy i umiejętności odpowiednich do pełnienia funkcji w spółce lub faktycznego zarządzania nią. Po drugie, przyjęcie przez każdą osobę zarządzającą odpowiedzialności za ogół spraw spółki, a nie tylko za wąski wycinek obowiązków. Po trzecie, wdrożenie w spółce skutecznego i adekwatnego ładu organizacyjnego, gwarantującego prawidłowość realizacji obowiązków z zakresu prawa podatkowego. Maciej Pilarek, adwokat i wspólnik PLA.partners, wskazuje, że ten trzeci element praktycznie obejmuje regulamin organizacyjny, podział obowiązków podatkowych, procedury akceptacyjne i system kontroli wewnętrznej.

Co oznacza odwrócenie ciężaru dowodu

Domyślnie, według projektu, jeżeli w spółce powstała zaległość podatkowa, przyjmuje się, że osoba zarządzająca nie dochowała należytej staranności. Ciężar wykazania, że staranność jednak została dochowana, spoczywa na zarządzającym. To zmiana fundamentalna. Dotychczasowa obrona opierała się na obiektywnych przesłankach (zgłoszenie upadłości, wskazanie majątku). Nowa wymaga aktywnego gromadzenia dowodów zachowania staranności w toku codziennego zarządzania spółką, jeszcze zanim ewentualne postępowanie się rozpocznie.

Jak budować dokumentację zachowania należytej staranności

W praktyce PLA.partners dobry standard dokumentacji obejmuje cztery warstwy. Pierwsza to ład organizacyjny: regulaminy, polityki, procedury akceptacyjne. Druga to ślad decyzyjny: protokoły posiedzeń zarządu, uzasadnienia kluczowych decyzji, opinie ekspertów. Trzecia to system kontroli wewnętrznej: cykl raportowania finansowo-podatkowego, audyty wewnętrzne, weryfikacja deklaracji. Czwarta to dokumentacja indywidualna członka zarządu: zakres jego obowiązków, podział kompetencji w zarządzie, dowody udziału w decyzjach. Te cztery warstwy traktować trzeba jak defence file, który powinien być budowany na bieżąco.

Jak ograniczyć ryzyko sporów wokół ocennego standardu

Standard należytej staranności jest pojęciem nieostrym, którego brzegi wyznaczy dopiero orzecznictwo. Maciej Pilarek, adwokat i wspólnik PLA.partners, zwraca uwagę, że przez kilka pierwszych lat po wejściu w życie nowych przepisów linia interpretacyjna będzie niepewna. Najmniejsze ryzyko mają spółki, które już dziś mają wdrożone procedury podatkowe, kontrolę wewnętrzną i precyzyjny podział obowiązków zarządu. Największe te, w których obowiązki podatkowe rozproszone są między zarząd a księgowość bez wyraźnej linii odpowiedzialności.

Co zmiana znaczy dla zarządu spółki rodzinnej

W firmie rodzinnej, w której zarząd liczy często dwie do trzech osób z rodziny, a obowiązki podatkowe są nieformalnie podzielone, projektowany standard należytej staranności wymaga formalizacji ról. To zmiana modelu pracy. Dla właściciela i sukcesora wchodzącego do zarządu oznacza także konieczność realnego objęcia kompetencji, nie tylko formalnego wpisania do rejestru. Brak realnego wpływu na decyzje podatkowe nie chroni przed odpowiedzialnością, lecz utrudnia obronę przed nią.

Skutki prawne i biznesowe dla członka zarządu

• przeniesienie ciężaru dowodu na osobę zarządzającą
• konieczność udokumentowania kwalifikacji, odpowiedzialności i ładu organizacyjnego
• aktualne znaczenie regulaminów wewnętrznych, polityk i procedur akceptacyjnych
• wzrost roli śladu decyzyjnego w protokołach i uzasadnieniach decyzji zarządu
• przez pierwsze lata niepewność interpretacyjna co do brzegów standardu staranności
• konieczność formalizacji obowiązków podatkowych w spółkach rodzinnych
• ryzyko ekspozycji sukcesora wchodzącego do zarządu bez realnego objęcia kompetencji

Możliwe działania, plan dla członka zarządu i właściciela

• przeprowadzić audyt ładu organizacyjnego spółki w obszarze obowiązków podatkowych
• formalnie podzielić odpowiedzialność podatkową w zarządzie i utrwalić ten podział w dokumentach
• wdrożyć protokoły z posiedzeń zarządu z uzasadnieniem kluczowych decyzji
• ustanowić cykl raportowania podatkowego i kontroli wewnętrznej
• zacząć budować defence file osoby zarządzającej, zanim pojawi się postępowanie
• przygotować osobę wchodzącą do zarządu (w tym sukcesora) do realnego objęcia kompetencji
• przeprowadzić szkolenie zarządu ze standardu należytej staranności i jego praktycznego znaczenia

Skontaktuj się z kancelarią PLA.partners

Potrzebujesz wsparcia prawnego lub indywidualnej analizy Twojej sprawy? Skontaktuj się z zespołem PLA.partners, pomożemy ocenić sytuację i zaproponujemy konkretne rozwiązania.