Tajemnica przedsiębiorstwa – jak chronić poufne dane firmy

Autor: Kancelaria PLA.partners

Gdy były wspólnik, pracownik lub współpracownik nie tylko rozpowszechnia negatywne informacje, ale robi to z użyciem danych wewnętrznych, list klientów, informacji o cenach czy warunkach współpracy, na pierwszy plan wysuwa się ochrona tajemnicy przedsiębiorstwa. PLA.partners prowadzi takie sprawy zarówno po stronie firm chroniących swoje dane, jak i tych, które muszą wykazać, że nie naruszyły cudzej poufności.

Co jest tajemnicą przedsiębiorstwa

Tajemnicą przedsiębiorstwa są informacje techniczne, technologiczne, organizacyjne lub inne posiadające wartość gospodarczą, które jako całość lub w szczególnym zestawieniu i zbiorze elementów nie są powszechnie znane osobom zwykle zajmującym się tym rodzajem informacji ani łatwo dla nich dostępne. Warunkiem jest, by uprawniony przy zachowaniu należytej staranności podjął działania w celu utrzymania ich w poufności.

Ujawnienie, wykorzystanie lub pozyskanie cudzych informacji stanowiących tajemnicę przedsiębiorstwa jest czynem nieuczciwej konkurencji. Maciej Pilarek, adwokat i wspólnik PLA.partners, wskazuje, że ochrona nie zależy od formalnego oznaczenia dokumentu jako poufnego, lecz od realnego spełnienia trzech warunków: wartości gospodarczej, niejawności oraz rzeczywistych środków zabezpieczenia.

Czy baza klientów to tajemnica przedsiębiorstwa

Baza klientów może przedstawiać wartość gospodarczą nie dlatego, że zawiera same dane teleadresowe, ale dlatego, że ujawnia aktualne i planowane relacje gospodarcze firmy. To właśnie wiedza o powiązaniach handlowych, a nie sam wykaz kontaktów, decyduje o jej znaczeniu. Co istotne, informacja nie traci charakteru tajemnicy tylko dlatego, że zna ją ograniczone grono pracowników zobowiązanych do dyskrecji.

Dla firmy oznacza to, że odpowiednio prowadzona i chroniona baza relacji może korzystać z ochrony, nawet jeśli dostęp do niej ma kilka osób. Granicą pozostaje rzeczywista wartość i niejawność zawartych w niej danych.

Kiedy informacja traci charakter poufny

Nie wszystko, co firma uznaje za wewnętrzne, jest tajemnicą. Nie są poufne informacje, które zainteresowany może pozyskać w zwykłej, dozwolonej drodze albo łatwo odtworzyć na podstawie danych powszechnie dostępnych. Jeżeli dane da się bez trudu zrekonstruować z otwartych źródeł, trudno mówić o ich niejawności.

W praktyce o wyniku sporu przesądzają trzy elementy: realna wartość danych, ich rzeczywista niejawność oraz środki ochrony poufności faktycznie stosowane przez firmę. Brak któregokolwiek z nich osłabia całą konstrukcję roszczenia. Należy także pamiętać o ustawowych okolicznościach uchylających bezprawność. Ujawnienie informacji w ramach korzystania z wolności wypowiedzi, w celu ochrony uzasadnionego interesu lub w związku z ujawnieniem nieprawidłowości przez sygnalistę nie stanowi czynu nieuczciwej konkurencji, jeżeli mieści się w granicach przewidzianych przez ustawę.

Jak zabezpieczyć poufność, zanim dojdzie do wycieku

Skuteczna ochrona zaczyna się przed naruszeniem. Aby móc później dowodzić naruszenia tajemnicy, firma powinna wcześniej wdrożyć adekwatne polityki poufności. Zespół PLA.partners zwraca uwagę, że ich brak najczęściej przesądza o przegranej, ponieważ uniemożliwia wykazanie należytej staranności w utrzymaniu danych w poufności.

• umowy o poufności obejmujące pracowników, współpracowników i kontrahentów,
• ograniczenia dostępu do danych w zależności od roli i potrzeby,
• pouczenia dla pracowników oraz klasyfikacja informacji według poziomu wrażliwości,
• procedury zwrotu urządzeń i blokowania kont przy zakończeniu współpracy.

Jak udowodnić naruszenie tajemnicy przedsiębiorstwa

Interpretacja materiału dowodowego nie powinna pozostawiać wątpliwości, że informacja, do której ujawnienia doszło, rzeczywiście stanowiła informację poufną. Oznacza to konieczność wcześniejszego udokumentowania, jakie dane były objęte ochroną, kto miał do nich dostęp oraz jakie środki poufności firma stosowała. Im pełniejsza dokumentacja zabezpieczeń, tym mocniejsza pozycja dowodowa w sporze. W postępowaniu w sprawach własności intelektualnej dostępne są dodatkowo wyspecjalizowane instrumenty dowodowe, w szczególności zabezpieczenie środka dowodowego, wyjawienie lub wydanie środka dowodowego oraz wezwanie do udzielenia informacji, które pomagają ustalić zakres i sposób bezprawnego wykorzystania danych poufnych.

Jakie roszczenia przysługują po ujawnieniu tajemnicy

Naruszenie tajemnicy przedsiębiorstwa otwiera szeroki katalog roszczeń. Pokrzywdzona firma może żądać zaniechania, usunięcia skutków naruszenia, złożenia oświadczenia odpowiedniej treści i formy, odszkodowania oraz wydania bezpodstawnie uzyskanych korzyści. Przy zawinieniu możliwe jest także żądanie zapłaty określonej kwoty na wskazany cel społeczny. Środki te można łączyć, dopasowując strategię do skali i charakteru wycieku.

Skutki prawne i biznesowe dla firmy

• ochrona zależy od realnie stosowanych zabezpieczeń, a nie od samego oznaczenia danych jako poufnych;
• baza klientów może stanowić tajemnicę przedsiębiorstwa ze względu na ujawniane relacje gospodarcze, a nie tylko dane kontaktowe;
• dane łatwe do odtworzenia z otwartych źródeł co do zasady nie korzystają z ochrony;
• brak polityk poufności zwykle utrudnia albo uniemożliwia wykazanie naruszenia;
• katalog roszczeń obejmuje także wydanie korzyści uzyskanych dzięki wykorzystaniu tajemnicy przedsiębiorstwa.

Możliwe działania, plan dla właściciela firmy

• zidentyfikować dane, które mają realną wartość gospodarczą, oraz ocenić, czy rzeczywiście pozostają niejawne;
• wdrożyć umowy o poufności, ograniczenia dostępu oraz klasyfikację informacji według poziomu ich wrażliwości;
• ustanowić procedury zwrotu sprzętu i blokowania kont przy zakończeniu współpracy;
• dokumentować, kto, kiedy i na jakich zasadach miał dostęp do informacji poufnych;
• przy podejrzeniu wycieku zabezpieczyć dowody dostępu do danych i ich wykorzystania, zanim dojdzie do dalszego rozproszenia informacji.

Skontaktuj się z kancelarią PLA.partners

Potrzebujesz wsparcia prawnego lub indywidualnej analizy Twojej sprawy? Skontaktuj się z zespołem PLA.partners, pomożemy ocenić sytuację i zaproponujemy konkretne rozwiązania.