Praca zdalna – nowelizacja Kodeksu Pracy

Dnia 27 stycznia 2023 roku, Prezydent podpisał nowelizację Kodeksu Pracy. Nowe przepisy zastąpią dotychczasowe regulacje dotyczące telepracy oraz regulacje wprowadzające pracę zdalną ujętą w art. 3 Ustawy o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji („ustawa covidowa”). Art. 3 ustawy covidowej przewidywał możliwość korzystania z pracy zdalnej w okresie obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii, ogłoszonego z powodu COVID-19, oraz w okresie 3 miesięcy po ich odwołaniu. Omawiana nowelizacja wprowadza natomiast możliwość korzystania z pracy zdalnej poza czasem epidemii i jednocześnie wprowadza szereg instytucjonalnych rozwiązań, które od tej pory będą musiały być stosowane zarówno przez pracownika i pracodawcę (np. możliwość posługiwania się także formą elektroniczną, a nie tylko pisemną, w komunikacji pomiędzy pracownikiem a pracodawcą).

Wejście w życie nowelizacji Kodeksu Pracy, jest planowane na początek kwietnia bieżącego roku, po vacatio legis, które ma trwać dwa miesiące.

Praca zdalna – definicja

Wraz z nowelizacją Kodeksu Pracy, pojawiła się definicja pracy zdalnej, która została uregulowana w art. 67 (18) Kodeksu Pracy (KP). Zgodnie z tym przepisem, pracą zdalną jest praca wykonywana całkowicie lub częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika i każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą, w tym pod adresem zamieszkania pracownika, w szczególności z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość. Praca zdalna będzie mogła być uzgodniona pomiędzy pracodawcą a pracownikiem, na etapie zawierania umowy o pracę lub w trakcie trwania stosunku pracy. W tym drugim przypadku, dojdzie do zmiany warunków umowy o pracę w zakresie miejsca wykonywania pracy, ustawodawca jednak wprowadza jednak możliwość dokonania tych zmian zarówno w formie elektronicznej jak i pisemnej.

Praca zdalna – trzy rodzaje

Nowelizacja Kodeksu Pracy wprowadzi trzy rodzaje pracy zdalnej:

całkowita praca zdalna – praca wykonywana wyłącznie w trybie zdalnym,

hybrydowa praca zdalna – praca wykonywana częściowo w zakładzie pracy, a częściowo w formie pracy zdalnej,

okazjonalna praca zdalna – może być wykonywana okazjonalnie, udzielana na wniosek pracownika złożony w postaci papierowej lub elektronicznej, w wymiarze nieprzekraczającym 24 dni w roku kalendarzowym.

Praca zdalna – regulamin

Przepisy wskazują, iż w regulaminie (lub w porozumieniu) powinno określić się w szczególności:

1) grupę lub grupy pracowników, którzy mogą być objęci pracą zdalną;

2) zasady pokrywania przez pracodawcę kosztów czy zasady ustalania ekwiwalentu pieniężnego, w związku z wykonywaniem pracy zdalnej;

3) zasady porozumiewania się pracodawcy i pracownika wykonującego pracę zdalną, w tym sposób potwierdzania obecności na stanowisku pracy przez pracownika wykonującego pracę zdalną;

4) zasady kontroli wykonywania pracy przez pracownika wykonującego pracę zdalną;

5) zasady kontroli w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy;

6) zasady kontroli przestrzegania wymogów w zakresie bezpieczeństwa i ochrony informacji, w tym procedur ochrony danych osobowych;

7) zasady instalacji, inwentaryzacji, konserwacji, aktualizacji oprogramowania i serwisu powierzonych pracownikowi narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych.

Nowelizacja kodeksu pracy nie nakłada na pracodawców jednoznacznego obowiązku wprowadzenia regulaminu pracy zdalnej. Zawsze bowiem możliwe jest zawarcie indywidualnego porozumienia z pracownikiem lub wydanie polecenia. Każdy pracodawca, który jednak zamierza nadal korzystać z pracy zdalnej powinien go jednak wprowadzić, w szczególności jeśli pracownicy świadczą pracę, której charakter obowiązków to umożliwia. Dokument ten bowiem pozwoli stworzyć przejrzyste zasady wykonywania pracy zdalnej oraz obowiązki pracowników z nią związane.

Praca zdalna – możliwość zawarcia porozumienia ze związkami zawodowymi lub przyjęcia regulaminu pracy zdalnej

Zasady wykonywania pracy zdalnej pracodawca powinien określić się w porozumieniu zawartym między pracodawcą i zakładową organizacją związkową, a w przypadku gdy u pracodawcy działa więcej niż jedna zakładowa organizacja związkowa – w porozumieniu między pracodawcą a tymi organizacjami. Jeżeli nie będzie możliwe uzgodnienie treści porozumienia ze wszystkimi zakładowymi organizacjami związkowymi, pracodawca powinien uzgodnić treść porozumienia z organizacjami związkowymi reprezentatywnymi w rozumieniu właściwych przepisów ustawy o związkach zawodowych, z których każda zrzesza co najmniej 5% pracowników zatrudnionych u pracodawcy. Jeżeli w terminie 30 dni od dnia przedstawienia projektu porozumienia przez pracodawcę nie dojdzie do zawarcia porozumienia, pracodawca powinien określić zasady wykonywania pracy zdalnej w regulaminie, uwzględniając ustalenia podjęte z zakładowymi organizacjami związkowymi w toku uzgadniania porozumienia.

Jeżeli u danego pracodawcy nie działają zakładowe organizacje związkowe, pracodawca będzie mógł określić zasady wykonywania pracy zdalnej w regulaminie po konsultacji z przedstawicielami pracowników wyłonionymi w trybie przyjętym u danego pracodawcy.

Niezależnie od powyższego, wykonywanie pracy zdalnej będzie dopuszczalne także w przypadku, gdy nie zostało zawarte porozumienie ze związkami zawodowymi albo nie został wydany regulamin, o którym mowa powyżej. W takim przypadku pracodawca będzie mógł określić zasady wykonywania pracy zdalnej odpowiednio w poleceniu wykonywania pracy zdalnej, albo w porozumieniu zawartym z pracownikiem.

Praca zdalna – kiedy obowiązkowa?

Pracodawca będzie mógł skierować pracownika do pracy zdalnej (a więc wydać w tym zakresie wiążące polecenie pracownikowi):

– w okresie obowiązywania stanu nadzwyczajnego, stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii oraz w okresie 3 miesięcy po ich odwołaniu lub

– w okresie, w którym zapewnienie przez pracodawcę bezpiecznych i higienicznych warunków pracy w dotychczasowym miejscu pracy pracownika nie jest czasowo możliwe z powodu działania siły wyższej,

Jeżeli pracownik złoży bezpośrednio przed wydaniem polecenia oświadczenie w postaci papierowej lub elektronicznej, że posiada warunki lokalowe i techniczne do wykonywania pracy zdalnej.

Warunkiem skierowania pracownika do pracy zdalnej, będzie złożenie przez niego oświadczenia (w formie elektronicznej lub pisemnej), że posiada warunki lokalowe i techniczne do wykonywania pracy zdalnej. Jeżeli natomiast pracownik oświadczy inaczej, to pracodawca niezwłocznie będzie musiał cofnąć polecenie wykonywania pracy zdalnej.

Okazjonalna praca zdalna

Pozwolenie na pracę zdalną wykonywaną okazjonalnie będzie mogło być udzielane na wniosek (wyłącznie) pracownika w formie papierowej lub elektronicznej, w wymiarze nieprzekraczającym 24 dni w roku kalendarzowym. Wprowadzenie tej instytucji jest korzystne dla pracowników, którzy ze względu na szczególne okoliczności nie mogą stawić się w stałym miejscu pracy (np. opieka nad dzieckiem, opieka nad członkiem rodziny,) ale jednocześnie są w stanie świadczyć pracę na rzecz pracodawcy. Możliwość skorzystania z okazjonalnej pracy zdalnej dotyczyć będzie zarówno osób pracujących całkowicie „stacjonarnie” ale także i już pracujących hybrydowo.

Zwrócić należy uwagę, że o okazjonalnej pracy zdalnej kodeks pracy mówi tylko w jednym przepisie, wskazując że może się ona odbywać przez 24 dni w roku. Powstały więc wątpliwości jaki charakter ma wniosek pracownika o udzielenie zgody na taką pracę. Na ten moment wydaje się, że pracodawcy przyjęli, że wniosek pracownika nie będzie dla nich wiążący a odmowa w tym zakresie nie będzie wymagała uzasadnienia. Pojawiają się jednak pierwsze komentarze, że odmowa nie powinna mieć charakteru dyskryminującego.

Teoretycznie pewne grupy będą mogły złożyć wiążący wniosek (np. rodzice). Ale pracodawca będzie mógł jednak odmówić jego uwzględnienia, przy czym w tym przypadku taka odmowa będzie musiała być uzasadniona. Pojawiają się głowy, że w takim przypadku pracownik będzie mógł się odwołać od takiej decyzji ale przepisy nie przewidują tutaj żadnego postanowienia w tym zakresie.

Praca zdalna – obowiązki pracodawcy związane ze skierowaniem pracownika do pracy zdalnej

Wprowadzenie pracy zdalnej w Kodeksie Pracy, daje nowe możliwości pod kątem organizowania pracy ale wiążą się z nią dla pracodawcy również nowe obowiązki (których nie było w ustawie covidowej). Zgodnie z art. 67 (24) Kodeksu Pracy, pracodawca będzie zobowiązany:

  1. Zapewnić pracownikowi wykonującemu pracę zdalną materiały i narzędzia pracy, w tym urządzenia techniczne, niezbędne do wykonywania pracy zdalnej;
  2. Zapewnić pracownikowi wykonującemu pracę zdalną instalację, serwis, konserwację narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej lub pokryć niezbędne koszty związane z instalacją, eksploatacją i konserwacją narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej, a także pokryć koszty energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej;
  3. Pokryć inne koszty niż koszty określone w pkt 2, bezpośrednio związane z wykonywaniem pracy zdalnej, jeżeli zwrot takich kosztów został określony w porozumieniu (ze związkiem zawodowym lub pracownikiem) lub w regulaminie pracy zdalnej;
  4. Zapewnić pracownikowi wykonującemu pracę zdalną szkolenia i pomoc techniczną niezbędną do wykonywania tej pracy.

Strony umowy o pracę będą mogły  samodzielnie ustalić zasady wykorzystywania przez pracownika wykonującego pracę zdalną materiałów i narzędzi pracy, niezbędnych do wykonywania tej pracy a niezapewnionych przez pracodawcę. Wówczas pracownikowi będzie przysługiwał ekwiwalent pieniężny w wysokości ustalonej z pracodawcą. Pracownik nie będzie mógł zrzec się ekwiwalentu (podobnie jak nie może się zrzec wynagrodzenia za świadczoną pracę).

Powyżej wskazane obowiązki, nie będą jednak ciążyć na pracodawcy, którego pracownik przebywa na okazjonalnej pracy zdalnej (udzielanej na wniosek).

Oprócz zapewnienia zaplecza technicznego dla pracy zdalnej, na pracodawcy będą ciążyły dodatkowe obowiązki organizacyjne. Mianowice pracodawca będzie miał obowiązek:

– określenia procedury ochrony danych osobowych oraz przeprowadzenia w miarę potrzeby, instruktażu i szkolenia w tym zakresie,

– oceny ryzyka zawodowego pracownika wykonującego pracę zdalną (wpływ pracy na wzrok, układ mięśniowo-szkieletowy, uwarunkowania psychospołeczne pracy),

– opracowania informacji zawierającej zasady i sposoby właściwej organizacji stanowiska pracy zdalnej, zasad BHP wykonywania pracy zdalnej, czynności do wykonania po zakończeniu pracy zdalnej oraz zasady postępowania w sytuacjach awaryjnych, stwarzających zagrożenie dla życia lub zdrowia ludzkiego.

Przed dopuszczeniem do wykonywania pracy zdalnej pracownik będzie musiał złożyć oświadczenie (w postaci papierowej lub elektronicznej) o zapoznaniu się z przygotowaną przez pracodawcą oceną ryzyka zawodowego oraz informacją zawierającą zasady bezpiecznego i higienicznego wykonywania pracy zdalnej oraz zobowiązać się do ich przestrzegania.

Obowiązek wypłacania pracownikom ekwiwalentu, za koszty poniesione przez nich w związku z wykonywaniem pracy z domu, może nie być czynnikiem zachęcającym pracodawców do wysyłania pracowników do pracy w tym trybie. Pracodawcy zaczną więc pewnie porównywać koszt utrzymania pracownika biurowego z kosztem utrzymania pracownika zdalnego.

Praca zdalna – prawa pracownika wykonującego pracę zdalną

Pracownik wykonujący pracę zdalną nie będzie mógł być traktowany mniej korzystnie niż inni pracownicy zatrudnieni przy takiej samej lub podobnej pracy, ale w trybie stacjonarnym. Nowelizacja kodeksu pracy wprowadza bowiem wprost zakaz dyskryminacji pracowników wykonujących pracę zdalnie. Co istotne również zakaz ten obejmuje również zakaz gorszego traktowania pracownika, który odmówił wykonywania takiej pracy.

Pracownik wykonujący pracę zdalnie, będzie miał prawo (na zasadach przyjętych dla ogółu pracowników) do:

– przebywania na terenie zakładu pracy,

– kontaktowania się z innymi pracownikami,

– korzystania z pomieszczeń i urządzeń pracodawcy, zakładowych obiektów socjalnych i prowadzonej działalności socjalnej.

Praca zdalna – kontrola pracownika

Z punktu widzenia pracodawcy istotne wydaje się, że nowe przepisy przewidują prawo pracodawcy do przeprowadzenia kontroli wykonywania pracy zdalnej przez pracownika, w zakresie:

– bezpieczeństwa i higieny pracy,

– przestrzegania wymogów w zakresie bezpieczeństwa i ochrony informacji, w tym procedur ochrony danych osobowych.

Kontrolę będzie mogła się odbyć w porozumieniu z pracownikiem w miejscu wykonywania pracy zdalnej w godzinach pracy pracownika. Wykonywanie czynności kontrolnych przez pracodawcę nie może naruszać prywatności pracownika wykonującego pracę zdalną ani utrudniać korzystania z pomieszczeń domowych w sposób zgodny z ich przeznaczeniem.

Stwierdzenie przez pracodawcę uchybień w zakresie:

– przestrzegania przepisów i zasad w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy,

– przestrzegania wymogów w zakresie bezpieczeństwa i ochrony informacji, w tym procedur ochrony danych osobowych Skutkować będzie powstaniem po stronie pracodawcy obowiązkiem zobowiązania pracownika do usunięcia uchybień lub cofnięciem zgody na wykonywanie pracy zdalnej.

Zaprzestanie wykonywania pracy zdalnej

Zarówno pracodawca jak i pracownik będzie mógł w każdym czasie wystąpić z wnioskiem (w formie pisemnej lub elektronicznej) o zaprzestanie wykonywania pracy zdalnej i przywrócenie poprzednich warunków wykonywania pracy. Strony będą musiały wówczas termin przywrócenia poprzednich warunków wykonywania pracy, nie dłuższy niż 30 dni od dnia otrzymania wniosku. W razie braku porozumienia, przywrócenie poprzednich warunków wykonywania pracy następować będzie w dniu następnym po upływie 30 dni od dnia otrzymania wniosku.

Przepisy przewidują również, iż odmowa wyrażenia przez pracownika zgody na zmianę warunków wykonywania pracy, wystąpienie z wnioskiem o wykonywanie pracy zdalnej przez pracownika, nie mogą stanowić przyczyny uzasadniającej wypowiedzenie przez pracodawcę umowy o pracę.

Pracodawca może w każdym czasie cofnąć skierowanie pracownika do pracy zdalnej, będzie musiał jednak dokonać tego z co najmniej 2-dniowym wyprzedzeniem.

W przypadku zmiany warunków lokalowych i technicznych uniemożliwiającej wykonywanie pracy zdalnej pracownik informuje o tym niezwłocznie pracodawcę. W takim przypadku pracodawca niezwłocznie cofa polecenie wykonywania pracy zdalnej.

Na jakie pytania nie odpowiadają nowe przepisy?

Ustawa nie reguluje kilku kwestii, które nasuwają się po analizie nowych przepisów. Brakuje ustawowego określenia w jaki sposób powinien być wyliczany ekwiwalent za wykonywanie pracy zdalnej. Brak regulacji wskazującej pracodawcy sposób wyliczania ekwiwalentu może powodować trudności i konflikty na tym tle pomiędzy pracownikiem a pracodawcą. Kolejną kwestią jest brak jakichkolwiek przepisów dotyczących odpowiedzialności, np. w przypadku kiedy pracownik ulegnie wypadkowi w domu podczas pracy zdalnej. Czy wówczas odpowiedzialność, będzie taka sama jakby pracownik znajdował się w miejscu pracy? Na koniec brakuje także określenia co się wydarzy w sytuacji, gdy pracownik zmieni pracodawcę, a u poprzedniego już wykorzysta jakąś część z puli 24 dni w roku kalendarzowym na okazjonalną pracę zdalną. Czy ma wtedy prawo do nowej puli zawierającej 24 dni, czy zostaje ona proporcjonalnie do już wykorzystanych dni zmniejszona?

Na te pytania najpewniej przyjdzie nam poznać odpowiedź, którą da praktyka stosowania nowych przepisów.

Praca zdalna – kancelaria Warszawa

Nasze usługi:

Jeśli potrzebujesz wsparcia prawnego lub podatkowego – skontaktuj się z nami.


Zobacz także nasze poprzednie wpisy

Obrazek posiada pusty atrybut alt; plik o nazwie 02-copublikujemy-1024x142.png
Obrazek posiada pusty atrybut alt; plik o nazwie 03-YT-1.png
Obrazek posiada pusty atrybut alt; plik o nazwie 04-LIN.png
Obrazek posiada pusty atrybut alt; plik o nazwie 05-3FB.png
Obrazek posiada pusty atrybut alt; plik o nazwie 06-SPOTI.png
Obrazek posiada pusty atrybut alt; plik o nazwie 07-czymzajmujemy-1024x185.png
Oceń wpis!
[Ocen: 3 Średnia: 5]
O autorze
Strona do poprawnego działania wymaga włączonej obsługi JavaScript w przeglądarce.
Filmy, podcasty, e-booki