Delegowanie pracowników za granicę – zasady, zagrożenia, podatki, ZUS

Przeczytasz w 11 minut.

Z niniejszego wpisu dowiesz się:

• Kiedy delegowanie pracowników, a kiedy podróż służbowa?
• Kiedy występuje oddelegowanie pracownika do pracy w innym Państwie Członkowskim?
• Czy konieczne jest stosowanie całego prawa pracy państwa docelowego?

Polscy przedsiębiorcy, korzystając ze swobody przedsiębiorczości i świadczenia usług oraz swobodnego przepływu towarów w Unii Europejskiej, coraz częściej podejmują współpracę z kontrahentami zagranicznymi. Jednym z elementów podjęcia stałej współpracy lub przyjęcia zlecenia, bywa konieczność wdrożenia produktu w siedzibie zagranicznego kontrahenta, często dokonywana przez pracowników polskiego przedsiębiorcy.

Na terenie Unii Europejskiej zasady dotyczące delegowania pracowników określa dyrektywa 96/71/WE PE i Rady z 16 grudnia 1996 r. dotycząca delegowania pracowników w ramach świadczenia usług, zmieniona kolejnymi dyrektywami. Każde Państwo Członkowskie ustaliło szczegółowe zasady delegowania pracowników we własnym ustawodawstwie, kierując się postanowieniami ww. dyrektywy. Odpowiedzi na pytanie jakie obowiązki spoczywają na pracodawcy delegującym pracowników do pracy w innym kraju, należy więc szukać w przepisach państwa przyjmującego, przy czym ogólne zasady wyznacza właśnie dyrektywa unijna.

Podróż służbowa a delegowanie pracowników

Czy każda zagraniczna podróż służbowa pracownika na polecenie pracodawcy będzie oddelegowaniem? Nie.

Przez podróż służbową (także zagraniczną) rozumie się wykonanie na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy. Co do zasady pracownik jest związany poleceniem pracodawcy (z nielicznymi wyjątkami), przy czym pracodawca zobowiązany jest do wypłaty należności związanych z podróżą służbową (diety i koszty podróży, czy noclegu). Co istotne, należności związane z podróżą służbową, do wysokości limitu ustalonego w rozporządzeniu, nie podlegają oskładkowaniu ani nie stanowią przychodu pracownika, natomiast pracodawca może zaliczyć ww. należności do kosztów prowadzenia działalności. Polecenie nie musi być wydane pracownikowi w żadnej szczególnej formie, jednak dla celów dowodowych zalecane jest pisemne poinformowanie pracownika o podróży służbowej.

Jako przykład podróży służbowej można wskazać kilkudniowy wyjazd na konferencję lub targi, także zagraniczne, na których pracownik reprezentuje pracodawcę.

Od podróży służbowej odróżnić należy oddelegowanie pracownika do pracy na terytorium innego Państwa Członkowskiego, niż państwa w którym zwyczajowo pracuje.

W praktyce przedsiębiorcy napotykają trudności z kwalifikacją wyjazdu pracownika – nic zaskakującego – w przepisach brak jest określonych ram czasowych, na podstawie których można rozróżnić powyższe instytucje.

Oddelegowanie pracownika do pracy w innym Państwie Członkowskim występuje w trzech przypadkach:

1. przedsiębiorca deleguje pracownika na własny rachunek i pod swoim kierownictwem na terytorium Państwa Członkowskiego, w celu realizacji umowy zawartej z kontrahentem;
2. przedsiębiorca deleguje pracownika do innego przedsiębiorstwa zagranicznego należącego do grupy przedsiębiorców;
3. agencja pracy tymczasowej wynajmuje pracownika zagranicznemu przedsiębiorcy.

Pracodawca nie ma możliwości wydania wiążącego polecenia pracownikowi, którego chce oddelegować do pracy w innym kraju. Co więcej, konieczne jest zawarcie pisemnego aneksu do umowy o pracę zawartej z pracownikiem, w zostaną określone zasady i wzajemne rozliczenia dotyczące delegacji.

Należy również pamiętać, że na skutek zawarcia aneksu do umowy o pracę, stałym miejscem pracy pracownika staje się miejsce oddelegowania, zatem w przypadku zawarcia porozumienia, na gruncie którego pracodawca będzie finansował podróże pracownika do kraju zatrudnienia albo będzie wypłacał pracownikowi diety, powstanie przychód po stronie pracownika, który zostanie opodatkowany podatkiem dochodowym od osób fizycznych (w przeciwieństwie do kosztów związanych z podróżą służbową).

Prawo pracy przy oddelegowaniu

Zgodnie z ogólnymi zasadami, pracownik delegowany korzysta z korzystniejszych dla niego warunków zatrudnienia. Oznacza to, że należy porównać zasady obowiązujące w państwie zamieszkania i państwie docelowym i stosować korzystniejsze dla pracownika regulacje.

Czy konieczne jest jednak stosowanie całego prawa pracy państwa docelowego? Otóż nie. W przypadku delegowania pracownika na okres do 12 miesięcy stosuje się korzystniejsze warunki zatrudnienia w minimalnym zakresie, tj.:

• minimalnych okresów odpoczynku,
• maksymalnego czasu pracy,
• minimalnego wymiaru płatnych urlopów rocznych,
• wynagrodzenia (w tym wszystkich jego obowiązkowych elementów) określonego w prawie krajowym lub powszechnie stosowanych umowach zbiorowych,
• bezpieczeństwa i higieny pracy,
• środków ochronnych dla kobiet ciężarnych, kobiet bezpośrednio po urodzeniu dziecka oraz młodzieży (w wieku poniżej 18 lat),
• równego traktowania kobiet i mężczyzn,
• warunków zakwaterowania pracowników w kraju przyjmującym, jeżeli ma je zapewnić pracodawca,
• dodatków lub zwrotu kosztów podróży, wyżywienia i zakwaterowania, gdy są one wymagane w czasie trwania delegowania.

Istnieje możliwość złożenia przez pracodawcę niebędącego agencją pracy tymczasowej wniosku do kraju oddelegowania o przedłużenie stosowania powyższych minimalnych warunków do 18 miesięcy.

W przypadku braku złożenia powyższego wniosku i delegowania pracownika na okres powyżej 12 miesięcy, poza ww. zakresem warunków pracy, pracodawca ma obowiązek stosować wszelkie warunki zatrudnienia, gdzie wykonywana jest praca, z wyjątkiem procedur, formalności i warunków zawierania i rozwiązywania umowy o pracę, w tym klauzul o zakazie konkurencji oraz uzupełniających pracowniczych programów emerytalnych.

W przypadku sektorów innych niż sektor budowlany nie ma obowiązku przestrzegania wymogów dotyczących minimalnego wynagrodzenia i urlopu rocznego, jeżeli pierwsza instalacja lub wstępny montaż określonych produktów przez wykwalifikowanych pracowników stanowi integralny element umowy z partnerem w innym kraju oraz pracownicy są delegowani do innego kraju na okres nieprzekraczający 8 dni na rok.

Poszczególne Państwa Członkowskie UE mogą zdecydować – po konsultacji z przedstawicielami pracodawców i pracowników – że wymogi dotyczące wynagrodzenia i urlopu rocznego obowiązujące w kraju przyjmującym nie muszą być przestrzegane, jeżeli łączny czas trwania delegowania jest krótszy niż miesiąc. Z wyłączenia tego nie można korzystać w przypadku pracowników delegowanych przez agencje pracy tymczasowej.

O kolejnych ograniczeniach wynikających z polskich przepisów muszą pamiętać pracodawcy korzystający z pracowników tymczasowych udostępnionych przez agencję pracy tymczasowej. Jak wskazuje sama nazwa tej instytucji, założeniem jest, że praca ma być świadczona przez krótki okres, w związku z brakiem potrzeby zatrudnienia pracownika na stałe. Okres wykonywania pracy tymczasowej przez tego samego pracownika tymczasowego na rzecz jednego pracodawcy użytkownika nie może przekroczyć łącznie 18 miesięcy w okresie obejmującym 36 kolejnych miesięcy. Powyższy limit czasowy stosuje się także w przypadku oddelegowania pracownika.

Ubezpieczenie społeczne pracownika przy oddelegowaniu

W ramach Unii Europejskiej, EOG (Norwegia, Islandia i Liechtenstein) oraz w Szwajcarii obowiązują wspólne przepisy dotyczące koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego. 

Obowiązującą zasadą jest, że jeśli okres pracy zagranicą nie przekracza 24 miesięcy, pracownik oddelegowany do pracy zagranicą i faktycznie wykonujący tam pracę, nie zostaje objęty systemem ubezpieczeń społecznych kraju przyjmującego, ale nadal naliczane i odprowadzane są składki na „rodzimy ZUS”.

Jeśli jednak już z góry jest wiadome, że okres delegowania przekroczy 24 miesiące, możliwe jest zawarcie porozumienia przez instytucje ubezpieczeniowe państwa delegującego i państwa, w którym świadczona jest praca, o przedłużeniu tego okresu zgodnie z własnymi wytycznymi. Każde państwo ustala własny maksymalny okres, na który można przedłużyć pozostawanie pod ustawodawstwem kraju wysyłającego, jednak okres ten nie może wynieść więcej niż 5 lat.

Co więcej, bezpośrednio przed oddelegowaniem, pracownik musi być objęty krajowym systemem ubezpieczeń społecznych  przez co najmniej miesiąc. W przeciwnym wypadku, już od pierwszego dnia oddelegowania, pracownik podlega systemowi ubezpieczeń społecznych kraju przyjmującego.

W przypadku zaistnienia potrzeby kolejnego oddelegowania danego pracownika w ramach tych samych przedsiębiorstw do tego samego kraju, możliwe jest to dopiero po upływie dwóch miesięcy od poprzedniego delegowania.

Zaświadczenie A1

Dokument ten potwierdza fakt, że pracownik podlega ubezpieczeniom społecznym w danym kraju. W przypadku kontroli w kraju oddelegowania i braku możliwości przedstawienia zaświadczenia A1, istnieje możliwość nałożenia kary i objęcie pracownika systemem ubezpieczeń społecznych kraju przyjmującego. W zależności od wewnętrznych regulacji, występuje możliwość uchylenia nałożonej kary w przypadku późniejszego przedstawienia zaświadczenia, jednak nie jest to regułą. Dlatego jeszcze przed wyjazdem pracownika warto złożyć wniosek do ZUS o wydanie zaświadczenia – może to zrobić pracownik albo pracodawca, natomiast termin oczekiwania uzależniony jest od potrzeby wszczęcia postępowania wyjaśniającego przez ZUS (maksymalny termin wynosi 2 miesiące).

Ubezpieczenie zdrowotne pracownika przy oddelegowaniu

Kolejną istotną kwestią, o której należy pamiętać przed oddelegowaniem pracownika, jest objęcie go publiczną ochroną zdrowia w państwie przyjmującym.

Elektroniczna Karta Ubezpieczenia Zdrowotnego – EKUZ

Podstawowym dokumentem potwierdzającym prawo do otrzymywania świadczeń opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych jest EKUZ, najczęściej wykorzystywany przez turystów w trakcie krótkich podróży zagranicznych.

Dokument ten uprawnia wyłącznie do otrzymania świadczeń zdrowotnych w ramach publicznej ochrony zdrowia w stanach nagłych i nieplanowanych na takich samych zasadach jak osoby ubezpieczone w danym kraju, zatem jeśli obowiązuje zasada partycypacji w kosztach leczenia, pracownik legitymujący się kartą EKUZ będzie musiał ponieść częściowe koszty udzielonych świadczeń, tak jak osoba ubezpieczona „na miejscu”.

Co istotne, posiadacz EKUZ nie ma uprawnień do świadczeń rehabilitacyjnych ani do refundacji kosztów transportu medycznego do kraju, w którym jest ubezpieczony.

Jak wynika z powyższego, założeniem EKUZ jest umożliwienie otrzymania świadczeń przez osoby nieubezpieczone w danym państwie tylko na tyle, by mogły bezpiecznie wrócić do swojego miejsca zamieszkania i tam podjąć dalsze leczenie.

Kolejnym dokumentem umożliwiającym uzyskanie świadczeń zdrowotnych jest zaświadczenie S1. W przypadku posługiwania się tym dokumentem, pracownik ma prawo do pełnej publicznej opieki zdrowotnej w państwie świadczenia pracy, jak ubezpieczone tam osoby.

W celu uzyskania zaświadczenia S1 należy zwrócić się do właściwego oddziału NFZ z wnioskiem, w którym należy podać adres zamieszkania w państwie przyjmującym oraz dane instytucji ubezpieczeniowej tego kraju. Następnie dokument S1 należy zarejestrować w państwie przyjmującym zgodnie z zasadami tam obowiązującymi. Na tej podstawie instytucja zagraniczna wydaje dokument krajowy, który należy okazać podczas wizyty lekarskiej.

Co istotne, wniosek o wydanie powyższych dokumentów może zostać złożony wyłącznie przez pracownika, natomiast pracodawca ma możliwość uzyskania EKUZ lub S1 tylko na podstawie upoważnienia udzielonego mu przez pracownika.

Ryzyka związane z delegowaniem pracownika

Niektórzy przedsiębiorcy starają się wykorzystać zasady związane przede wszystkim z „ozusowaniem” wynagrodzenia pracownika zgodnie z polskimi przepisami w celu uniknięcia odprowadzania (często znacznie wyższych) składek na ubezpieczenia społeczne na podstawie przepisów państwa docelowego. Proceder polega najczęściej na rejestracji działalności gospodarczej w Polsce, zatrudnianiu pracowników na podstawie polskich przepisów,  jednak miejscem faktycznego prowadzenia działalności jest inne Państwo Członkowskie.

W celu uniknięcia wykorzystywania zasad delegowania pracowników w powyższym celu, obowiązują ograniczenia w delegowaniu pracowników, chociażby wskazane wyżej limity czasowe.

Należy również pamiętać, że pracownik delegowany nie może zastępować innego pracownika delegowanego. Dopuszczenie takiego rozwiązania skutkowałoby możliwością zapewnienia wieloletniego zatrudnienia przez polskiego pracodawcę zagranicznemu przedsiębiorcy przy odprowadzaniu polskich składek ubezpieczeniowych.

Ponadto, instytucje zabezpieczenia społecznego każdego państwa przyjmującego weryfikują czy pracownicy są ubezpieczeni w państwie wysyłającym, kto jest faktycznym pracodawcą (kto wydaje polecenia, komu podporządkowany jest pracownik, kto wypłaca wynagrodzenie). W przypadku uznania, że delegowanie pracownika jest fikcyjne, pracownik „delegowany” zostaje objęty systemem ubezpieczeń społecznych państwa świadczenia pracy.

Należy również zachować ostrożność w przypadku delegowania osoby samozatrudnionej do wykonania zadania innym państwie. Niektóre instytucje poddają również analizie stosunek łączący takiego współpracownika z przedsiębiorcą wysyłającym i zdarza się, że uznają, że pomiędzy stronami istnieje stosunek pracy, a wobec braku ubezpieczenia przez „pracodawcę” w Polsce, taka osoba zostaje objęta systemem zabezpieczeń społecznych kraju przyjmującego.

Podsumowując, ogólne zasady delegowania pracowników nie są skomplikowane, jednak należy pamiętać o dopełnieniu wszelkich formalności wymaganych przez państwo przyjmujące pracownika.

Delegowanie pracowników – kancelaria Warszawa

Nasze usługi:

• Doradztwo dla właścicieli i osób zarządzających przedsiębiorstwem (private lawyer, prawnik biznesowy kancelaria Warszawa). 
• Rekomendacje, strategia i negocjacje (delegowanie pracowników prawnik Warszawa).
• Przygotowywanie umów, dokumentów, maksymalizacja bezpieczeństwa prawnego (delegowanie pracowników prawnik).
• Prowadzenie postępowań sądowych, arbitrażowych, dochodzenie należności (delegowanie pracowników radca prawny).
• Dostosowanie struktur firmowych i prywatnych do zmieniających się regulacji prawnych i podatkowych (delegowanie pracowników doradca podatkowy).
• Przekształcenia, aporty, podziały, łączenia, tworzenie, likwidacja i in. (doradca podatkowy kancelaria Warszawa)
• Prowadzenie spraw spornych wspólników, a także małżeńskich sporów majątkowych (delegowanie pracowników adwokat).
• Zabezpieczenie majątku, właścicieli i zarządzających biznesem – majątek kluczowy, nieruchomości, własność intelektualna (delegowanie pracowników radca prawny Warszawa).
• Pomoc w tworzeniu i prowadzeniu biznesu i transakcji za granicą. Spółki zagraniczne i fundacje (delegowanie pracowników kancelaria Warszawa).
• Obrona i reprezentacja w postępowaniu karnym i karnym skarbowym (delegowanie pracowników adwokat kancelaria Warszawa).
• Doradztwo dla firm rodzinnych, planowanie sukcesji (delegowanie pracowników kancelaria).
• Fundacje rodzinne, struktury zabezpieczające (delegowanie pracowników kancelaria Warszawa).
• Doradztwo w zakresie pracowników, współpracowników b2b, kwestiach zus, a także kwestiach podatkowych(delegowanie pracowników doradca podatkowy Warszawa).
• Prowadzenie spraw dot. Nieuczciwej konkurencji, naruszenia tajemnicy przedsiębiorstwa, sporów ze wspólnikami, pracownikami lub współpracownikami (delegowanie pracowników adwokat Warszawa).

Jeśli potrzebujesz wsparcia prawnego lub podatkowego – skontaktuj się z nami.

Jeśli zainteresowała Cię tematyka okazjonalnego świadczenia usług za granicą, to zapoznaj się z poniższymi wpisami:

Delegowanie pracowników za granicę – obowiązki w pigułce

Efektywny zarząd podmiotu zagranicznego na terenie Polski

Cypr – Digital Nomad Visa

Szczegółowe informacje i indywidualne konsultacje ws delegowania

Jeśli potrzebujesz więcej informacji w sprawie delegowania pracowników za granicę lub kwestii prawnych i podatkowych w sprawach związanych z Twoimi usługami i aktywnością za granicą, zajrzyj tutaj.

Możesz również skontaktować się nami tutaj.