Naturalną rzeczą dla każdego przedsiębiorcy jest dążenie do optymalizacji swojego biznesu. Zwiększenieprzychodów, obniżenie kosztów, minimalizowanie ryzyk, utrwalenie stabilności firmy – to są cztery obszary, o których ciągle myśli właściciel i zarządzający biznesem.
Wymierne efekty w tych obszarach da się w większości przypadków uzyskać bardzo niewielkim wysiłkiem, ale powodzenie takich działań jest uzależnione od kluczowej kwestii: właściwej obserwacji.
W naszych materiałach, które przygotowujemy z myślą o przedsiębiorcach, skupiamy się na wybranych przykładach takich działań.
Konieczne jest rozpoczęcie od kwestii fundamentalnej: na czym powinieneś się skupić, aby zidentyfikować, jakie działania są odpowiednie dla Twojej firmy?
Wiesz, że każdy biznes jest różny i nie wszystko, co zadziała w jednej firmie będzie korzystne w przypadku innej. Powinieneś zastosować podejście od ogółu do szczegółu. Zacznijmy.
Na skróty
ukryj
Jak dobrze poukładać swoją firmę. Zasoby
Po pierwsze każda firma dysponuje określonymi zasobami. Zasobami, które są niezbędne do tego, aby firma przynosiła wartość dodaną. Ich zabezpieczenie jest natomiast konieczne, aby nie tylko zapewnić możliwość działania firmie, ale przede wszystkim stabilność jej funkcjonowania.
Jak ochronić firmę przed ryzykiem?
Druga kwestia: każda firma mierzy się z określonymi ryzykami. Można określić źródła tych ryzyk. Gdy mówimy o ryzyku, powinniśmy ustalić wartość oraz prawdopodobieństwo jego wystąpienia.
Takie ujęcie ryzyka, czyli przez pryzmat jego źródeł, wartości i prawdopodobieństwa wystąpienia, pozwala skupić uwagę na obszarach, które wymagają zaopiekowania pod kątem prawnym.
Optymalizacja podatkowa i kosztowa działalności
Nie bez znaczenia jest również koszt funkcjonowania biznesu. To trzecia kwestia. Skoro prawo, czyli zasady gry, umożliwiają kilka opcji, z których tylko niektóre są optymalne pod kątem kosztowym (na przykład podatkowym), to dlaczego miałbyś któreś z tych korzystnych opcji nie wybrać? Tak długo, jak działasz zgodnie z prawem, jest to dozwolone.
Proste sposoby na optymalizację biznesu
Skupiając się na tych trzech podstawowych kwestiach. Niemal na pewno będziesz w stanie zidentyfikować najważniejsze obszary do optymalizacji i przy minimum wysiłku wygenerować maksimum efektu. Zacznijmy zatem od zasobów potencjalnych zasobów firmy.
Może być ich wiele, mogą to być: towary dostawcy, pracownicy, współpracownicy, baza klientów, wiedza, odpowiednio ułożone procesy, procedury, renoma, rozpoznawalność, środki produkcji, nieruchomości, maszyny. Przykładów można mnożyć. Jest ich potencjalnie bardzo wiele.
W każdej firmie występuje inny zespół zasobów, aby uprościć można pokusić się o stwierdzenie, że zasoby można podzielić na osobowe, niematerialne, materialne i stricte finansowe.
Zasoby osobowe i niematerialne przedsiębiorstwa
Zacznijmy od zasobów osobowych i niematerialnych. Aby dobrze poukładać swoją firmę, powinieneś zadbać o relacje z ludźmi, pracownikami, współpracownikami, ale także dostawcami i klientami.
Umowy i dokumenty. Odpowiednio poukładane i spisane procesy
W ujęciu prawnym do tego celu służą dobrze przygotowane dokumenty i umowy, nie tylko odpowiednio poukładane i spisane procesy. Powinieneś zabezpieczyć także inne niematerialne zasoby twojego przedsiębiorstwa: tajemnice przedsiębiorstwa, bazy klientów, dostawców, szeroko pojętą wiedzę. Konieczne, abyś miał spisane konkretne zasady współpracy z kluczowymi osobami w Twojej firmie: określone prawa, ale i obowiązki. I to nie tylko w toku współpracy, ale również w przypadku jej zakończenia.
Ochrona tajemnicy przedsiębiorstwa, przejęcie klientów, dostawców, pracowników
Między innymi na wypadek trudnych rozstań powinieneś zadbać o ochronę tajemnicy przedsiębiorstwa. Mam na myśli nie tylko ryzyko przechwycenia klientów czy dostawców, ale również ochronę trwałości pozostałego składu twojego personelu, czyli uniemożliwienie działań nielojalnych takich jak podbieranie pracowników czy współpracowników przez konkurencję.
Każdy istotny zasób Twojej firmy, skoro jest tak cenny, powinien być odpowiednio zadbany i zabezpieczony pod kątem prawnym. I to nie tylko w Twoim interesie, ale również w interesie tych wszystkich osób zaangażowanych w Twoją firmę. Im bardziej stabilna i bezpieczna firma, tym lepiej dla jej wszystkich interesariuszy.
Również w relacjach z klientami powinieneś zabezpieczyć zasady współpracy. Opieranie tej współpracy na mailach i fakturach to codzienność wielu biznesów, ale chyba każdy czuje pod skórą, że powinno to funkcjonować nieco inaczej. Oczywiście tu pojawiają się często obawy, że wprowadzenie większego formalizmu czy dokumentacji zabije biznes. Pogorszy wyniki, ale prawda jest taka, że najczęściej to tylko wymówka osób, które martwią się o sprzedaż, ale zapominają o ryzyku windykacji, niezapłaconych faktur.
Ogóle warunki sprzedaży, zamówień. Wzory dokumentacji
Nie trzeba przecież bazować na skomplikowanych wzorcach umownych. Można funkcjonować w oparciu o proste dokumenty zamówień czy ogólne warunki zamówień, usług lub sprzedaży. One pozwolą Twojemu zespołowi funkcjonować elastycznie, ale jednocześnie ochronią w znacznym zakresie przed ryzykiem czy konsekwencjami ryzyka sporu z dostawcą.
Czy dobra kompletna dokumentacja firmowa zabezpieczająca interesy załatwia sprawę? Nawet najlepiej przygotowane dokumenty nigdy nie dadzą tobie stuprocentowej gwarancji ochrony przed ryzykiem. Biznes to ryzyko i to naturalne.
Jak uchronić swoją firmę i majątek przed ryzykiem?
Czy można jednak zrobić coś więcej, aby starać się przed tym ryzykiem uchronić? Na pewno powinieneś zastanowić się nad globalną ogólną strukturą swojego biznesu, wrócić ponownie do spojrzenia z lotu ptaka, na przykład po to, aby uchronić swoje zasoby materialne czy finansowe, kluczowy majątek pozwalający na prowadzenie Twojego biznesu. Mogą to być nieruchomości, maszyny czy inne ruchomości. Może to być kapitał, który od pewnego momentu swojego biznesu powinieneś traktować tak, jak zrobiłby to zewnętrzny inwestor, aby uchronić te kluczowe aktywa.
Zadaj sobie pytanie, czy Twój biznes powinien funkcjonować jako jeden byt, czy może jednak należy wydzielić od siebie poszczególne linie biznesowe? Przede wszystkim należy się zastanowić nad tym, czy nie należy oddzielić działalności operacyjnej, bo przecież to ona generuje ryzyka, od zgromadzonego kluczowego majątku.
Rozdzielenie biznesu na część operacyjną i majątkową
Czasami warto również oddzielić biznes ryzykowny od względnie bezpiecznego i przewidywalnego. Gdy to rozdzielenie zostanie dokonane prawidłowo, nie odczujesz nawet negatywnych konsekwencji wynikających ze zwiększonego stopnia skomplikowania Twojej struktury.
Ochrona majątku prywatnego przedsiębiorcy
Idąc dalej, z pewnością powinieneś pomyśleć o ochronie majątku prywatnego, Twojego i Twojej rodziny. Nawet jeśli Ty masz spory apetyt na ryzyko, to bardzo prawdopodobne, że Twoi bliscy niekoniecznie.
Odpowiedzialność za zobowiązania firmowe
Pamiętaj też, że w swoim biznesie najprawdopodobniej występujesz w dwóch rolach. Nawet jeśli zlewają ci się one w jedno, to są to dwie odrębne role. Pierwszą rolą jest rola właściciela. Drugą rola zarządzającego. Każda z tych ról samodzielnie może sprowadzić na Ciebie odpowiedzialność prawną i konsekwencje zrealizowania się określonych ryzyk. Nie rozwiązuje sprawy, wycofanie się z którejkolwiek z tych ról. Poza tym nie zawsze jest to możliwe nawet w dojrzałych firmach. Wy – nasi klienci – wiecie o tym najlepiej.
Co lepsze: jednoosobowa działalność gospodarcza czy spółka z o. o.?
Zastanówmy się jednak, czy aby na pewno funkcjonowanie w dalszym ciągu jako właściciel jednoosobowej działalności, czy jako prezes spółki z o. o., nieopakowanej odpowiednimi umowami i dokumentacją spółki, w której znajduje się cały majątek, jaki do tej pory zgromadziłeś biznesowo (poza prywatnym domem i samochodem), czy to na pewno jest najlepszy pomysł i najlepsza forma prowadzenia biznesu? Chyba sam czujesz, że jest tu duże pole do poprawy, a co najmniej do refleksji i sprawdzenia dostępnych opcji dowiedzenia się.
Jaka jest najlepsza forma prowadzenia biznesu?
Co robią inni? W końcu zastanów się nad tym, czy Twój biznes jest rzeczywiście optymalnie poukładany. Dobrze wiesz, że działalność może być prowadzona w różnej formie i od tej formy zwykle zależą skutki podatkowe. Dla niektórych firm dobrym rozwiązaniem jest prowadzenie jednoosobowej działalności gospodarczej. W innym przypadku zdecydowanie lepiej sprawdzi się spółka – jedna lub więcej. Czasami warto do struktury dorzucić fundację, choć nie zawsze.
Jak płacić najniższe podatki w firmie?
Od decyzji jaką podejmujesz zależy to czy Twój biznes jest opodatkowany podatkiem liniowym, ryczałtem, a może podatkiem CIT, może nawet estońskim CIT. Dobrze poukładany biznes pozwala na maksymalne obciążenie w postaci dziewięcioprocentowego podatku, a w niektórych przypadkach w ogóle odejście od odprowadzenia podatku dochodowego na bieżąco, odraczając to opodatkowanie do momentu wypłaty zysku z firmy.
Te wszystkie aspekty są ze sobą ściśle związane, wymagają globalnej, wszechstronnej analizy. I nigdzie nie ma uniwersalnych recept.
Jak przygotować firmę do sprzedaży lub sukcesji?
Teraz kolejna kwestia: strategia i przyszłość. Niezależnie od struktury Twojej działalności gospodarczej, musisz skupić się na tym, co stanie się z Twoją firmą w przyszłości.
Od prawdopodobnych scenariuszy losu Twojej firmy zależy to, czy optymalną opcją jest budowa jej w formie prostej czy zaawansowanej, a może nawet zaangażowanie do jej budowy spółek holdingowych albo fundacji.
Choć dla wielu brzmi to skomplikowanie, fakty są takie, że im wcześniej zainteresujesz się tymi kwestiami, tym prościej i taniej będzie ci wdrożyć bardzo korzystne i dające wiele możliwości w przyszłości rozwiązania w swojej firmie.
Poukładanie prawne firmy rodzinnej
Jaka jest Twoja strategia na przyszłość? Czy zamierzasz budować firmę rodzinną i przekazać ją przyszłym pokoleniom? A może zamierzasz sprzedać tą firmę w pewnym momencie nowemu właścicielowi, gdyż Twoi członkowie rodziny chcą realizować się w innych zawodach? Od Twojej strategii zależy możliwość wyboru korzystnych opcji i im lepiej zbudujesz swoją strukturę na początku, tym mniej bolesne i kosztowne będą przeróbki w przyszłości.
Prawnik, konsultant od optymalizacji biznesu
Jak widzisz wszystko powinno zacząć się od głębokiej analizy, od refleksji na temat tego, czym zajmuje się Twoja firma, co jest jej kluczowym zasobem. Jakie są najważniejsze źródła ryzyk, jakie są koszty funkcjonowania? Czy Twoja firma jest elastyczna i daje możliwość szybkich zmian w reakcji na zmieniające się prawo i w końcu… jaka jest jej przyszłość? Jaka jest twoja strategia związana z jej budową?
Ta refleksja wymaga Twojej własnej pracy. Do tego „sparingu” możesz potrzebować dobrego trenera, eksperta, który zna się na strategicznych kwestiach prawnych i podatkowych. Dopiero prawidłowe z mapowanie stanu faktycznego Twojej firmy oraz Twoich planów pozwoli wytypować odpowiednie rozwiązanie prawne, którym warto zainteresować się w Twoim przypadku. Zapraszamy do kontaktu.
Podobne wpisy:
-
Dlaczego warto się przekształcić? Jak i po co zmienić jednoosobową działalność gospodarczą w spółkę z o.o.
Prowadzisz jednoosobową działalność gospodarczą, ale coraz częściej słyszysz o przekształceniach w spółki z ograniczoną odpowiedzialnością? Nie bez powodu. Przekształcenie JDG w sp. z o.o. to krok, który może dać realne korzyści – od bezpieczeństwa majątku po większą wiarygodność wobec kontrahentów. Jednak za decyzją o przekształceniu idą konkretne formalności. W tym artykule krok po kroku wyjaśniam, […]
-
Rozdzielność majątkowa i podział majątku
Zawarcie związku małżeńskiego to jedna z ważniejszych decyzji w życiu. Ważne by przy jej podejmowaniu przemyśleć również kwestię przyszłych finansów wspólnych, przenalizować wszelkie ryzyka i konsekwencje. W niniejszym artykule omówione zostaną podstawowe kwestie związane z ustrojami majątkowymi w małżeństwie oraz majątkiem wspólnym i osobistym. Ustroje majątkowe małżeńskie – rodzaje Polskie prawo przewiduje: Ustawowy ustrój majątkowy […]
Najnowsze wpisy:
-
Koniec outsourcingu pracowniczego? Nowe zasady zatrudniania cudzoziemców od 1 czerwca 2025 r.
Od 1 czerwca 2025 roku w Polsce obowiązuje ustawa z dnia 20 marca 2025 r. o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej. Nowe przepisy wprowadzają istotne zmiany w […]
-
Odpowiedzialność członków zarządu spółki z ograniczoną odpowiedzialnością za zobowiązania spółki
Wielu przedsiębiorców, a nawet sami członkowie zarządów, żyje w przekonaniu, że spółka z ograniczoną odpowiedzialnością całkowicie chroni ich prywatny majątek. Tymczasem, rzeczywistość prawna jest bardziej złożona. Artykuł 299 Kodeksu spółek […]
Oceń wpis!
[Ocen: 1 Średnia: 5]
O autorze
