Tematem poprzedniego wpisu były ogólne zagadnienia związane z kontrolą podatkową, a w szczególności dopuszczalny czas trwania takiej kontroli, podstawa jej prowadzenia, jej cele i relacje do innych procedur stosowanych przez organy podatkowe. W tym wpisie skoncentrujemy się więc na szczegółowych obowiązkach i uprawnieniach, jakie przysługują zarówno podmiotowi kontrolowanemu, jak i organowi kontrolującemu. Rozwiniemy również temat związany z prawnymi wymogami prowadzenia czynności kontrolnych, które mogą mieć istotny wpływ dla jej prawidłowości.
Kto może przeprowadzić kontrolę podatkową?
Prowadzącym kontrolę podatkową będzie organ podatkowy pierwszej instancji, czyli naczelnik urzędu skarbowego, naczelnik urzędu celno-skarbowego, wójt (a także burmistrze lub prezydent), starosta albo marszałek województwa. Na podstawie szczególnych przepisów, organem prowadzącym kontrolę podatkową może być także dyrektor izby administracji skarbowej (jednakże jest to sytuacja wyłącznie teoretyczna) oraz Szef Krajowej Administracji Skarbowej. Kontrolę może prowadzić także w zakresie innych należności publicznoprawnych, jak na przykład wpłaty na PFRON, w przypadku których organem kontrolującym będzie Prezes Zarządu Funduszu.
Czynności w ramach kontroli może wykonywać jedynie uprawniony pracownik (lub pracownicy) organu podatkowego, na podstawie i w granicach wynikających z upoważnienia do przeprowadzenia kontroli.
Uprawnienia prowadzącego kontrolę podatkową
Uprawnienia pracownika organu, który został upoważniony do prowadzenia kontroli przez ten organ, są dość szerokie, organ kontrolny korzystał może wiec dobierać środki, które są odpowiednie do celu i zakresu prowadzonej kontroli. Kontrolujący będzie więc uprawniony do:
- wstępu na grunt oraz do budynków, lokali lub innych pomieszczeń kontrolowanego;
- wstępu do lokali mieszkalnych w przypadku, gdy jest to niezbędne do zweryfikowania zgodności stanu faktycznego z danymi wynikającymi ze złożonej przez podatnika deklaracji oraz innych dokumentów potwierdzających poniesienie przez podatnika wydatków na cele mieszkaniowe;
- żądania okazania majątku podlegającego kontroli oraz do dokonania jego oględzin;
- żądania udostępniania akt, ksiąg i wszelkiego rodzaju dokumentów związanych z przedmiotem kontroli oraz do sporządzania z nich odpisów, kopii, wyciągów, notatek, wydruków i udokumentowanego pobierania danych w postaci elektronicznej;
- zbierania innych niezbędnych materiałów w zakresie objętym kontrolą;
- zabezpieczania zebranych dowodów;
- legitymowania osób w celu ustalenia ich tożsamości, jeżeli jest to niezbędne dla potrzeb kontroli;
- żądania przeprowadzenia spisu z natury;
- przesłuchiwania świadków, kontrolowanego oraz innych osób: reprezentanta kontrolowanego, pracownika, osób współdziałających z kontrolowanym ;
- zasięgania opinii biegłych.
Szczególnym uprawnieniem kontrolującego jest prawo wstępu na teren nieruchomości, do budynku lub lokalu mieszkalnego kontrolowanego w celu dokonania oględzin tego lokalu oraz przeszukania lokali mieszkalnych, innych pomieszczeń lub rzeczy, jeżeli powzięto informację o prowadzeniu niezgłoszonej do opodatkowania działalności gospodarczej albo w przypadku gdy są tam przechowywane przedmioty, księgi podatkowe, akta lub inne dokumenty mogące mieć wpływ na ustalenie istnienia obowiązku podatkowego lub określenie wysokości zobowiązania podatkowego. Czynności takie kontrolujący przeprowadza za uprzednią zgodą prokuratora rejonowego. Zatwierdzeniu przez prokuratora podlega również protokół z przeprowadzonych czynności.
Ponadto pracownik organu przeprowadzający kontrolę może żądać wydania, na czas trwania kontroli:
1) próbek towarów;
2) akt, ksiąg i dokumentów związanych z przedmiotem kontroli:
a) w razie powzięcia uzasadnionego podejrzenia, że są one nierzetelne, lub
b) gdy podatnik nie zapewnia kontrolującym warunków umożliwiających wykonywanie czynności kontrolnych związanych z badaniem tej dokumentacji, a w szczególności nie udostępnia kontrolującym samodzielnego pomieszczenia i miejsca do przechowywania dokumentów.
Uniemożliwienie wykonania uprawnień przysługujących pracownikom organu podatkowego w trakcie prowadzonej kontroli może wiązać się z zastosowaniem sankcji karnoskarbowej za utrudnianie przeprowadzenia czynności kontrolnych. Jeżeli kontrolujący trafi na opór uniemożliwiający lub utrudniający przeprowadzenie kontroli, albo jeżeli występuje uzasadnione przypuszczenie, że na opór taki natrafi, kontrolujący może skorzystać z pomocy Policji, Straży Granicznej, straży miejskiej lub Żandarmerii Wojskowej (jeżeli opór może stawiać żołnierz w czynnej służbie wojskowej).
Organ kontroli ma również prawo do tymczasowego przerwania kontroli, jeżeli wymagają tego okoliczności takie jak potrzeba przebadania próbki produktu lub próbki kontrolnej, a jedyną czynnością kontrolną po otrzymaniu wyniku badań próbki będzie sporządzenie protokołu kontroli. Przerwy w czynnościach kontrolnych nie będzie wliczało się do limitu czasowego trwania kontroli, jeżeli kontrolowany miał możliwość wykonywania działalności gospodarczej oraz nieograniczony dostęp do prowadzonej przez siebie dokumentacji i posiadanych rzeczy.
Kontrolujący nie ma natomiast uprawnienia do żądania od kontrolowanego przedstawienia billingów dotyczących komunikacji telefonicznej (chyba że organem prowadzącym kontrolę jest Służba Celno-Skarbowa). Nie ma również prawa do dostępu do danych zapisanych na komputerach, za wyjątkiem ksiąg podatkowych prowadzonych w wersji elektronicznej. Organ nie może ponadto żądać wstrzymania działalności na czas prowadzenia kontroli.
Miejsce i czas prowadzenia czynności kontrolnych
Zasadą jest prowadzenie kontroli podatkowej w miejscu, w którym kontrolowany ma swoją siedzibę lub w innych miejscach, jeżeli kontrolowany prowadzi tam działalność gospodarczą. Wyjątkiem od powyższej zasady jest możliwość przeprowadzenia czynności kontrolnych poza siedzibą kontrolowanego, w innym miejscu, w którym kontrolowany przechowuje swoją dokumentację. Jeżeli księgi podatkowe są prowadzone poza siedzibą kontrolowanego, organ może żądać, aby kontrolowany zapewnił dostęp do ksiąg podatkowych w swojej siedzibie albo w miejscu ich prowadzenia bądź przechowywania, w zależności od tego, czy udostępnienie ksiąg w siedzibie kontrolowanego może utrudnić prowadzenie bieżącej działalności przez kontrolowanego. Odmowa udostępnienia dokumentacji lub wykonania żądania organu kontrolującego w przedmiocie udostępnienia dokumentacji w siedzibie kontrolowanego może zostać przez organ poczytana jako utrudnianie czynności kontrolnych i w związku z tym podlegać sankcji za przestępstwo skarbowe (w przypadkach mniejszej wagi sankcją jest odpowiedzialność za wykroczenie skarbowe).
Kontrola w siedzibie kontrolowanego powinna odbywać się w godzinach prowadzonej działalności, a w przypadku skrócenia toku kontroli czasu prowadzenia działalności, czynności kontrolne mogą być prowadzone przez 8 godzin dziennie.
Jeżeli przedsiębiorca prowadzi działalność w lokalu mieszkalnym, w którym jednocześnie zamieszkuje, do przeprowadzenia kontroli stosowane są zasady opisane powyżej. Oznacza to, że upoważnieni pracownicy organu kontrolującego będą mieli prawo wstępu do lokalu, także bez zgody przedsiębiorcy, jednak wyłącznie w celu sprawdzenia ksiąg rachunkowych przedsiębiorcy. Jeżeli pracownicy mieliby jednak przeprowadzić oględziny tej nieruchomości, konieczna będzie odpowiednia zgoda kontrolowanego w tym przedmiocie lub zgoda właściwego prokuratora rejonowego.
Kontrolujący są uprawnieni do wstępu na tern jednostki kontrolowanej oraz poruszania się po tym terenie na podstawie legitymacji służbowe. Podlegają przy tym przepisom o bezpieczeństwie i higienie pracy. Kontrolujący ma ponadto prawo wstępu na teren, do budynku lub lokalu mieszkalnego kontrolowanego w celu dokonania oględzin, jeżeli kontrolowany wskazał daną nieruchomość jako miejsce wykonywania działalności gospodarczej lub swoją siedzibę, a ponadto gdy jest to niezbędne dla ustalenia lub określenia wysokości zobowiązania podatkowego lub podstawy opodatkowania albo jest to niezbędne do zweryfikowania faktu poniesienia wydatków na cele mieszkaniowe uprawniających do skorzystania z ulg podatkowych.
Na koniec warto zaznaczyć, że niektóre czynności kontrolne mogą być prowadzone także w siedzibie organu, który prowadzi tę kontrolę, jeżeli kontrolowany wyraził na to zgodę lub jeżeli zrezygnował z uczestnictwa w czynnościach kontrolnych.
Skutki wadliwości czynności kontrolnych
Jeżeli czynności kontrolne zostały przeprowadzone wadliwie, w szczególności, jeżeli kontrolowany nie został należycie zawiadomiony o terminie przeprowadzenia dowodów, nie został dopuszczony do przeprowadzenia dowodu lub czynności kontrolne nosiły inne znamiona, pozwalające je uznać za sprzeczne z ustawą, w przypadku prowadzenia kontroli wobec podatnika, który jest przedsiębiorcą, wadliwie uzyskany materiał dowodowy nie może zostać wykorzystany na potrzeby postępowania administracyjnego, podatkowego, karnego lub karnego skarbowego, dotyczącego przedsiębiorcy, jeżeli miały one istotny wpływ na wynik kontroli.
W sytuacji, gdy kontrolowany nie jest przedsiębiorcą, powyższa reguła niestety nie znajdzie zastosowania. Przepisy ordynacji podatkowej wskazują jednak sytuacje, w których można uznać dowód pozyskany sprzecznie z prawem, nie może zostać wykorzystany w postępowaniu podatkowym. Dzieje się tak w przypadku, gdy:
- organ nie doręczył kontrolowanemu upoważniania do przeprowadzenia kontroli w terminie 3 dni od jej rozpoczęcia, jeżeli kontrola ta jest prowadzona jedynie po okazaniu legitymacji służbowej;
- czynności kontrolne zostały przeprowadzone po upływie terminu wskazanego w upoważnieniu, jeżeli nie wskazano nowego terminu kontroli – w takiej sytuacji dokumenty dotyczące czynności kontrolnych nie mogą zostać wykorzystane jako dowody w postępowaniu podatkowym;
- jeżeli prokurator odmówił zatwierdzenia protokołu z czynności polegających na przeszukaniu pomieszczeń, lokali mieszkalnych i rzeczy, wymagających wstępu na teren, do budynku lub lokalu kontrolowanego – w takim wypadku pozyskane materiału i informacje nie mogą stanowić dowodu w postępowaniu podatkowym.
W innych przypadkach ocena istotności uchybień przy zbieraniu materiału dowodowego oraz ich wpływ na prawidłowość postępowania będzie prowadzona przez sąd, w toku oceny legalności decyzji.
Uprawnienia kontrolowanego
Jako kontrolowany masz prawo do obecności przy czynnościach kontrolnych. Możesz z tego uprawnienia skorzystać osobiście, przez pełnomocnika lub reprezentanta (jeżeli kontrola prowadzona jest w stosunku do spółki), a rezygnacja z uczestniczenia w czynnościach kontrolnych może być złożona wyłącznie w formie pisemnej. Jeżeli jednak nie jesteś obecny w czasie kontroli, przedstawiciel organu podatkowego, który prowadzi czynności, może przeprowadzić je także w obecności pracownika, zatrudnionego przez kontrolowanego, lub funkcjonariusza publicznego, jednak niż pracownik organu przeprowadzającego kontrolę.
Drugim uprawnieniem, jakie przysługuje kontrolowanemu, jest możliwość uczestniczenia w przeprowadzaniu dowodów, takich jak zeznania świadków, opinii biegłego oraz oględzin. Organ kontrolujący jest zobowiązany powiadomić kontrolowanego z wyprzedzeniem co najmniej 3 dni o zamiarze przeprowadzenia dowodu, co jednak nie dotyczy oględzin, o których organ ten zawiadamia kontrolowanego bezpośrednio przed podjęciem czynności. Kontrolowany, który jest obecny podczas przeprowadzania dowodu ma ponadto prawo do zadawania pytań świadkom i biegłym, a także do składania wyjaśnień.
W końcu kontrolowany ma prawo do złożenia zastrzeżeń do protokołu kontroli, które to zastrzeżenia kontrolujący powinien rozpatrzeć i poinformować kontrolowanego o sposobie ich załatwienia. W sytuacji nieuwzględnienia zastrzeżeń kontrolowanego, kontrolujący powinien poinformować go o tym fakcie podając dodatkowo uzasadnienie faktyczne i prawne takiego rozstrzygnięcia.
Obowiązki kontrolowanego
Zarówno samo kontrolowany, jak i jego pracownicy, osoby współdziałające z kontrolowanym, są zobowiązane umożliwić kontrolującemu korzystanie z jego uprawnień, jak również, jest obowiązany:
- umożliwić, nieodpłatnie, filmowanie, fotografowanie, dokonywanie nagrań dźwiękowych oraz utrwalanie stanu faktycznego za pomocą innych nośników informacji, jeżeli film, fotografia, nagranie lub informacja zapisana na innym nośniku może stanowić dowód lub przyczynić się do utrwalenia dowodu w sprawie będącej przedmiotem kontroli;
- przedstawić, na żądanie kontrolującego, tłumaczenie na język polski sporządzonej w języku obcym dokumentacji dotyczącej spraw będących przedmiotem kontroli;
- przekazać, za pomocą środków komunikacji elektronicznej lub na informatycznym nośniku danych, wyciąg z ksiąg podatkowych oraz dowodów księgowych zapisany w postaci elektronicznej odpowiadającej strukturze logicznej, jeżeli kontrolowany prowadzi księgi podatkowe przy użyciu programów komputerowych.
Ponadto kontrolowany ma obowiązek udzielać wszelkich wyjaśnień dotyczących przedmiotu kontroli, dostarczać żądane dokumenty kontrolującemu oraz zapewnić kontrolującemu warunki pracy, a także, w miarę możliwości, udostępnić miejsce do przechowywania dokumentów.
Podobne artykuły
Jeżeli zainteresowały Cię treści związane kontrolą podatkową, postępowaniem podatkowym lub odpowiedzialnością za zobowiązania podatkowe, zapraszamy do zapoznania się z innymi wpisami na naszym blogu:
– Odpowiedzialność za zobowiązania podatkowe spółki kapitałowej.
– Czynności sprawdzające w sprawach podatkowych.
– Zagadnienia ogólne dotyczące kontroli podatkowej.
Kontrola podatkowa – kancelaria Warszawa
Jeżeli potrzebujesz porady prawnej związanej z kontrolą podatkowa prowadzoną wobec Ciebie, Twojej firmy lub firmy, którą obsługujesz, lub jeżeli chcesz przygotować się do kontroli podatkowej, zapraszamy do kontaktu z naszą kancelarią.
Podobne wpisy:
Odpowiedzialność karna menedżera spółki
W poprzednich wpisach omawialiśmy odpowiedzialność członka zarządu za zobowiązania cywilnoprawne i zaległości podatkowe spółki. W obu przypadkach mieliśmy do czynienia z odpowiedzialnością za zobowiązania, których spółka nie jest w stanie […]
Zaskarżenie uchwały walnego zgromadzenia spółki akcyjnej
Zgodnie z regulacją kodeksową, walne zgromadzenie akcjonariuszy spółki akcyjnej uprawnione jest do podejmowania uchwał stanowiących różnorodne decyzje dotyczące spółki. Uchwały te są umieszczane w protokole sporządzanym przez notariusza. Zdarza się […]
Najnowsze wpisy:
Niedozwolona optymalizacja podatkowa
Każdy podatnik może wybrać dogodną dla siebie formę opodatkowania, czyli taką, która powoduje po jego stronie powstanie zobowiązania podatkowego w najniższej wysokości. Powyższe stanowisko, jakkolwiek obecne w orzecznictwie sądów administracyjnych […]
Jak zwołać zgromadzenie wspólników?
Zwołanie zgromadzenia wspólników to czynność inicjująca proces decyzyjny, niezwykle istotna z punktu widzenia funkcjonowania spółki z o.o., pozwalający wspólnikom podejmować decyzje dotyczące spółki. Proces ten, choć na pozór prosty, może […]