Sygnalista (whistleblower) – jak wdrożyć regulacje w swojej firmie? Jak postąpić w przypadku dokonania zgłoszenia przez sygnalistę? (+film, +podcast)

Na podstawie unijnej dyrektywy już od grudnia 2021 roku powinna obowiązywać ustawa o ochronie sygnalistów, zwanych również whistle blowers, w sprawie której cykliczne zalewają nas doniesienia prasowe.

Obecnie mamy wgląd jedynie w projekt ustawy.

• czego dotyczą przepisy,
• na kogo są nakładane określone obowiązki,
• od kiedy,
• dlaczego budzi to powszechne poruszenie?

Tego dowiedzą się państwo z niniejszego materiału.

Sygnaliści – zagrożenia i obowiązki przedsiębiorcy. Film

Kto powinien zainteresować się przepisami o sygnalistach?

Z przepisami ustawy powinni zapoznać się każdy, kto prowadzi działalność gospodarczą, bowiem przedmiotem zgłoszenia sygnalisty może być naruszenie przepisów prawa, o których informacje zgłaszający powziął w związku z wykonywaną pracą.

Kim jest sygnalista (whistleblower)?

Sygnalistą jest osoba, która ujawnia informację (uzyskaną w kontekście związanym z pracą) o naruszeniu prawa przez inny podmiot, na przykład swojego pracodawcy czy kontrahenta. Sygnalistą jest nie tylko osoby zatrudniona na umowie o pracę, ale także współpracownik świadczący usługi w formie b2b, nawet członek zarządu czy rady nadzorczej.

Dodatkowo sygnalistą może być były pracownik, a nawet osoba, która pozyskała informację o naruszeniu prawa jeszcze przed podjęciem współpracy, a więc na etapie rekrutacji czy negocjacji. Nawet jeśli ostatecznie nie doszło do nawiązania współpracy.

Co zgłasza sygnalista?

Informacje, które podlegają zgłoszeniu na podstawie ustawy, dotyczą niezgodnego z prawem działania lub zaniechania mającego na celu obejście przepisów prawa dotyczące bezpieczeństwa produktów i żywności, bezpieczeństwa, transportu, ochrony środowiska oraz zdrowia i dobrostanu zwierząt, ochrony konsumentów, ochrony prywatności i danych osobowych, bezpieczeństwa sieci i systemów teleinformatycznych, zdrowia publicznego, prawa zamówień publicznych, przeciwdziałania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu, produktów, finansów.

Czy w każdej branży obowiązują regulacje o sygnalistach?

W sektorze prywatnym występują nieliczne wyłączenia przepisów o ochronie sygnalistów, przede wszystkim dla przedsiębiorców realizujących zadania z zakresu bezpieczeństwa i obronności państwa.

Czy mała firma musi przygotować się na sygnalistów?

Nawet osoba prowadząca jednoosobową działalność gospodarczą może stać się obiektem zgłoszenia sygnalisty, jeśli naruszy przepisy prawa, o których była mowa wcześniej. 

Sygnaliści (whistleblowers) – dodatkowe obowiązki większych firm

Dodatkowo większe podmioty zatrudniające co najmniej 50 osób mają obowiązek wdrożenia procedury zgłoszeń wewnętrznych umożliwiającej sygnalistom zgłoszenia naruszenia nie tylko do organów publicznych, ale także w ramach organizacji, na rzecz której świadczą prace lub usługi. Nieprzyjęcie procedury lub odmowa jej przyjęcia stanowi wykroczenie zagrożone karą grzywny.

Sygnaliści – jak powinien przygotować się przedsiębiorca?

Pierwszym krokiem powinno być zweryfikowanie czy przedsiębiorca zatrudnia co najmniej 50 pracowników. Jeśli tak – powstaje obowiązek przyjęcia procedury zgłoszeń wewnętrznych, o których mowa w dalszej części materiału.

Pracodawcy, u których stan zatrudnienia zbliża się do tej granicy ze względu na możliwości łatwego przekroczenia również powinni przyjąć procedurę, by nie zostali zaskoczeni z dnia na dzień kolejnym obowiązkiem.

W przypadku mniejszych przedsiębiorców zatrudniających kilkunastu lub więcej pracowników nie powstaje konieczność przyjęcia procedury zgłoszeń wewnętrznych, co jednak nie oznacza, że nie jest to wskazane. Oczywistą korzyścią z przyjęcia procedury zgłoszeń wewnętrznych jest umożliwienie pracownikowi dokonanie zgłoszenia wewnątrz organizacji zamiast bezpośrednio do organów państwowych. W ten sposób pojawia się możliwość korekty podjętych działań i uniknięcie interwencji organów kontrolnych.

Przepisy o sygnalistach – od kiedy wejście w życie?

Projekt ustawy nie określa konkretnej daty wejścia w życie, a mowa jest jedynie o wejściu w życie po dwóch miesiącach od dnia ogłoszenia. Jednak w projekcie przewidziano, że podmioty zatrudniające co najmniej 50 osób mają obowiązek przyjęcia procedury zgłoszeń wewnętrznych do dnia 17 grudnia 2023 roku.

Jeśli proces legislacyjny będzie przebiegał zgodnie z przyjętymi założeniami, możemy spodziewać się ogłoszenia ustawy najpóźniej w październiku tego roku (2023 r.).

Sygnalista korzysta z ochrony

Z prawa do ochrony korzysta sygnalista pod warunkiem, że dokonując zgłoszenia miał uzasadnione podstawy sądzić, iż zgłoszona informacja jest prawdziwa, dotyczy interesu publicznego i dotyczy naruszenia wspomnianych przepisów.

W jaki sposób chroniony jest sygnalista ujawniający informacje o naruszeniu prawa?

Tożsamość zgłaszającego jest chroniona przed ujawnieniem nieupoważnionym osobom. Wobec zgłaszającego nie mogą być podejmowane działania odwetowe.

Działania odwetowe wobec sygnalisty

Przez działania odwetowe rozumie się działanie na szkodę zgłaszającego w kontekście związanym z pracą, polegające w szczególności na zwolnieniu czy zaprzestaniu korzystania z usług, a także polegającym na wszczynaniu uciążliwych postępowań przeciwko zgłaszającemu.

Dla osób zatrudnionych na podstawie umowy o pracę lub kandydatów oznacza to, że nie mogą w żaden sposób być odmiennie potraktowani z powodu dokonania zgłoszenia. W szczególności pracownik nie może zostać zwolniony ani pominięty przy awansie niesprawiedliwie, potraktowany czy szykanowany z powodu dokonanego zgłoszenia.

Ustawa w obecnym brzmieniu przewiduje, że to na pracodawcy spoczywa ciężar dowodu, że podjęcie działania nie jest działaniem odwetowym. Co to oznacza w praktyce? Jeśli sygnalistą będzie osoba zatrudniona na podstawie umowy o pracę na okres próbny i nie zostanie im zaoferowana praca po zakończeniu okresu próbnego, to w przypadku sporu sądowego to pracodawca musi udowodnić, że pracownikowi nie zostało zaoferowane dalsze zatrudnienie z innych powodów niż zgłoszenie naruszenia przepisów prawa.

Jeśli sygnalistą jest osoba, która współpracuje na podstawie umowy zlecenia b2b czy na innej podstawie to na zleceniodawcy spoczywają tożsame obowiązki, co oznacza, że jeśli złoży oświadczenie o wypowiedzeniu umowy o świadczenie usług, to w przypadku sporu sądowego na zleceniodawcy będzie spoczywał obowiązek wykazania, że zakończenie współpracy było podyktowane innymi okolicznościami niż dokonanie zgłoszenia przez sygnalistę.

Sygnaliści (whistleblowers) nadużywający uprawnienia do zgłoszeń

W przypadku dokonania nierzetelnego zgłoszenia przez osobę, która świadomie ujawniła nieprawdziwe informacje, osobie poszkodowanej przysługuje odszkodowanie w wysokości co najmniej przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia w sektorze przedsiębiorstw. W przypadku zastosowania działań odwetowych wobec sygnalisty nabywa on prawo do odszkodowania w pełnej wysokości.

Przykładowo przy pominięciu przy awansie sygnalista ma prawo żądać różnicy pomiędzy wynagrodzeniem, które otrzymuje a wynagrodzeniem, które mógłby otrzymać, gdyby nie był dyskryminowany z powodu dokonania zgłoszenia.

Sygnalista – odpowiedzialność karna za działania odwetowe wobec sygnalisty

Odpowiedzialność osoby stosującej działania odwetowe nie kończy się na obowiązku zapłaty odszkodowania, ponieważ przepisy przewidują odpowiedzialność karną w postaci grzywny, kary ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do lat 2.

Dodatkowo odpowiedzialności karnej podlega osoba, która utrudnia sygnaliści dokonanie zgłoszenia, czy ujawnia jego tożsamość. Należy pamiętać, że jakiekolwiek postanowienia umowne przewidujące wyłączenie możliwości dokonywania zgłoszeń jako sygnalista są z mocy prawa nieważne. Jeżeli potrzebujesz pomocy w sprawie karnej, kliknij tutaj.

Ogólna sytuacja w zakresie wdrażania dyrektywy o ochronie sygnalistów

Od terminu wdrożenia przepisów Dyrektywy o ochronie sygnalistów, określonego na 17 grudnia 2021 r., minęło prawie 17 miesięcy. Większość krajów członkowskich UE wdrożyła te przepisy, choć są jeszcze kraje, które tego nie zrobiły. Przepisy dyrektywy nakładają na przedsiębiorstwa szereg obowiązków, takich jak utworzenie wewnętrznych, poufnych i bezpiecznych kanałów przyjmowania zgłoszeń od sygnalistów, czy też podejmowanie działań wyjaśniających oraz przekazywanie sygnaliście informacji zwrotnych o przyjęciu zgłoszenia i podjętych w związku z nim działaniach.

Wdrożenie dyrektywy o ochronie sygnalistów w poszczególnych krajach

20 krajów UE wdrożyło przepisy Dyrektywy o ochronie sygnalistów, w tym Austria, Belgia, Bułgaria, Chorwacja, Cypr, Dania, Finlandia, Francja, Grecja, Hiszpania, Holandia, Irlandia, Litwa, Łotwa, Malta, Portugalia, Rumunia, Słowenia, Szwecja, Włochy. Natomiast siedem państw, w tym Czechy, Estonia, Niemcy, Luksemburg, Polska, Słowacja i Węgry, jest w trakcie procesu wdrożeniowego.

Przykłady szczegółowych wdrożeń dyrektywy o ochronie sygnalistów (whistleblowers)

Rumunia. Przepisy wdrażające dyrektywę weszły w życie 22 grudnia 2022 r. Przepisy dopuszczają zgłoszenia anonimowe, a także rozszerzają ochronę sygnalistów na przypadki naruszenia prawa krajowego. W razie naruszenia poufności danych sygnalisty, nieustanowienia wewnętrznych kanałów zgłaszania lub działań odwetowych wobec sygnalisty, przepisy przewidują grzywny do 8 000 EUR.

Finlandia. Przepisy weszły w życie 1 stycznia 2023 r. Duże przedsiębiorstwa musiały ustanowić wewnętrzne kanały zgłaszania nieprawidłowości do 1 kwietnia 2023 r. Przepisy dopuszczają zgłoszenia anonimowe oraz rozszerzają ochronę sygnalistów także na naruszenia prawa krajowego, z pewnymi ograniczeniami.

Austria. Przepisy weszły w życie 25 lutego 2023 r. Przepisy dopuszczają zgłoszenia anonimowe oraz rozszerzają ochronę sygnalistów na osoby zgłaszające naruszenia związane z korupcją. Naruszenia obowiązków nałożonych przez ustawę mogą skutkować grzywną do 20 000 EUR (lub dwukrotnością tej kwoty w przypadku powtórnego naruszenia przepisów).

Wielka Brytania. Mimo że Wielka Brytania nie jest członkiem UE, kraj ten wdrożył podobne przepisy. Proces zgłaszania nieprawidłowości jest uregulowany przez ustawę Public Interest Disclosure Act z 1998 r., która chroni sygnalistów przed odwetem ze strony pracodawcy. Ustawa ta, choć podobna do dyrektywy UE, nie jest jej bezpośrednim odpowiednikiem i nie zawiera niektórych jej elementów, jak np. wymóg utworzenia wewnętrznych kanałów zgłaszania.

Działania Komisji Europejskiej w sprawie ochrony sygnalistów

W lutym 2023 r. Komisja Europejska skierowała sprawę przeciwko ośmiu państwom członkowskim do Trybunału Sprawiedliwości Unii Europejskiej z powodu opóźnień we wdrażaniu lub błędnej implementacji przepisów Dyrektywy o ochronie sygnalistów.

Sygnalista kancelaria Warszawa

Nasze usługi:

• Doradztwo dla właścicieli i osób zarządzających przedsiębiorstwem (private lawyer, prawnik biznesowy kancelaria Warszawa). 
• Rekomendacje, strategia i negocjacje (sygnalista prawnik Warszawa).
• Przygotowywanie umów, dokumentów, maksymalizacja bezpieczeństwa prawnego (sygnalista prawnik).
• Prowadzenie postępowań sądowych, arbitrażowych, dochodzenie należności (sygnalista radca prawny).
• Dostosowanie struktur firmowych i prywatnych do zmieniających się regulacji prawnych i podatkowych (sygnalista doradca podatkowy).
• Przekształcenia, aporty, podziały, łączenia, tworzenie, likwidacja i in. (sygnalista kancelaria Warszawa)
• Prowadzenie spraw spornych wspólników, a także małżeńskich sporów majątkowych (sygnalista adwokat).
• Zabezpieczenie majątku, właścicieli i zarządzających biznesem – majątek kluczowy, nieruchomości, własność intelektualna (sygnalista radca prawny Warszawa).
• Pomoc w tworzeniu i prowadzeniu biznesu i transakcji za granicą. Spółki zagraniczne i fundacje (sygnalista kancelaria Warszawa).
• Obrona i reprezentacja w postępowaniu karnym i karnym skarbowym (sygnalista adwokat kancelaria Warszawa).
• Doradztwo dla firm rodzinnych, planowanie sukcesji (sygnalista kancelaria).
• Fundacje rodzinne, struktury zabezpieczające (sygnalista kancelaria Warszawa).
• Doradztwo w zakresie pracowników, współpracowników b2b, kwestiach zus, a także kwestiach podatkowych(sygnalista doradca podatkowy Warszawa).
• Prowadzenie spraw dot. Nieuczciwej konkurencji, naruszenia tajemnicy przedsiębiorstwa, sporów ze wspólnikami, pracownikami lub współpracownikami (sygnalista adwokat Warszawa).

Jeśli potrzebujesz wsparcia prawnego lub podatkowego – skontaktuj się z nami.

Sygnaliści – zagrożenia i obowiązki przedsiębiorcy

Kim jest sygnalista?

Zofia Lemieszewska: Sygnaliści, czyli osoby zawiadamiające o nieprawidłowościach. Obawiasz się nowych regulacji? Słusznie, bo przepisy dotyczą każdej działalności zawodowej. Każdy przedsiębiorca jest doskonale świadomy, jakie mniejsze lub większe nieprawidłowości występują w jego firmie. Najprostszą radą jest działanie zgodnie z prawem w stu procentach, ale nie o tym będę dziś mówić.

Czego dotyczą przepisy o sygnalistach?

ZL: Nowe przepisy wprowadzają ochronę sygnalistów (inaczej whistle blowers), czyli osób, które zgłoszą naruszenie prawa przez swojego pracodawcę lub kontrahenta. Naruszenie może polegać na przykład na niezapewnieniu pracownikom odpowiedniej odzieży ochronnej.

Czy można pozbyć się sygnalisty z firmy?

ZL: Jeśli sygnalista dokona zgłoszenia, nie można podejmować wobec niego żadnych działań odwetowych, jak na przykład pominięcie przy awansie czy rezygnacja z usług współpracownika.

Co grozi za podjęcie działań odwetowych wobec sygnalisty?

ZL: Osoba stosująca działania odwetowe podlega odpowiedzialności karnej. Za najcięższe przewinienia grozi nawet do 3 lat pozbawienia wolności. Poza tym sygnalista ma prawo do odszkodowania za działanie odwetowe przedsiębiorcy, czyli pracownik, który nie otrzymał premii świątecznej, może żądać jej zapłaty z odsetkami.

Kto będzie musiał udowodnić działanie odwetowe?

ZL: To, co dla prawników jest pewnie najważniejsze, to ciężar dowodu w danej sprawie. To pracodawca będzie musiał udowodnić, że nie stosuje działań odwetowych wobec sygnalistów w innych regulacjach. Do tej pory tak to nie wyglądało.

Oczywiście pracowników nigdy nie można dyskryminować, ale jeśli pracownik pozwał firmę w związku z dyskryminacją, to on musiał udowodnić w sądzie, że zachowanie firmy było dyskryminujące. Ta zasada często zniechęcała pracowników do pozywania pracodawców, bo udowodnienie nierównego traktowania jest po prostu trudne albo nawet niemożliwe.

W przypadku sygnalistów dochodzi do sytuacji odwrotnej, jeśli pracownik sygnalista zostanie pominięty przy podwyżce, to pracodawca musi udowodnić, że brak podwyżki związany był z niezadowalającymi wynikami pracy. W przeciwnym wypadku sąd uzna, że nieprzyznanie podwyżki była takim działaniem odwetowym. Oznacza to, że po dokonaniu zgłoszenia przez pracownika sygnalisty pracodawca musi być szczególnie ostrożny, by żadne z jego zachowań nie mogło zostać uznane za działanie odwetowe.

Czy z nowych przepisów wynikają nowe, konkretne obowiązki dla przedsiębiorców?

ZL: Większe firmy zatrudniające co najmniej pięćdziesiąt osób będą musiały obowiązkowo wprowadzić procedury zgłoszeń wewnętrznych, które umożliwią sygnaliście zgłoszenie naruszenia wewnątrz firmy zamiast od razu do organów państwowych. Mniejsi przedsiębiorcy nie mają takiego prawnego obowiązku. Brak tych procedur nie będzie naruszeniem prawa. Nie oznacza to jednak, że nie warto nic robić.

Każdy przedsiębiorca powinien ocenić, czy wprowadzenie wewnętrznej procedury nie będzie dla niego korzystne. Warto, aby przedsiębiorcy dobrowolnie wprowadzili procedury w firmie choćby z następującego powodu. Pamiętajmy, że skutkiem zgłoszenia sygnalisty jest nie tylko powstanie szczególnej ochrony zgłaszającego, ale może być również wszczęcie postępowania przez organy państwowe właściwe w sprawie konkretnego naruszenia. Jeśli przedsiębiorca wdroży procedury umożliwiające bezpieczne dokonywanie zgłoszeń wewnętrznych. W wielu przypadkach zgłoszone przez sygnalistę nieprawidłowości mogą być naprawione, zanim taka informacja trafi do organu.

Jeśli natomiast nie przyjęto procedury zgłoszeń wewnętrznych, sygnalista będzie bardziej zainteresowany pójściem bezpośrednio do odpowiedniego urzędu, co może skończyć się nałożeniem sankcji za konkretne naruszenia. Od kiedy obowiązują lub będą obowiązywać nowe przepisy? Dyrektywa weszła w życie już w 2019 roku, natomiast państwa członkowskie powinny były przyjąć odpowiednie przepisy w 2021 roku. Polska nie przyjęła jeszcze swojej ustawy o sygnalistach, ale można spodziewać się, że krajowe przepisy o ochronie sygnalistów zostaną przyjęte jeszcze jesienią.

Tego roku wielu przedsiębiorców już teraz wdraża procedury, żeby być gotowymi na nowe obowiązki, ale w szczególności, aby uniknąć ryzyka zgłaszania nieprawidłowości przez sygnalistów od razu do organów, zamiast w pierwszej kolejności wewnętrznie. Zapraszam do zapoznawania się z kolejnymi materiałami z cyklu o sygnalistach, które będą pojawiać się na naszym kanale. A jeśli teraz nasuwają się państwu jakieś pytania lub wątpliwości, to zapraszam do kontaktu w dowolnej formie. Z pewnością się odezwiemy.