Faktury ustrukturyzowane – od kiedy Twoja firma musi je stosować?

Przeczytasz w 5 minut.

Z niniejszego wpisu dowiesz się:

• Czym są faktury ustrukturyzowane (e-Faktury), z czym wiąże się ich wprowadzenie w Twojej firmie.
• Czym jest faktura ustrukturyzowana?

Od 2024 każdy przedsiębiorca, bez względu na rozmiar prowadzonej przez siebie działalności, będzie miał obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych w specjalnie przeznaczonym do tego systemie. Czym jest faktura ustrukturyzowana? Definicja tego rodzaju dokumentu została zawarta w art. 2 pkt 32a ustawy o VAT, zgodnie z którą faktury ustrukturyzowane to faktury, które są wystawiane przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF), wraz z przydzielonym numerem identyfikującym fakturę w tym systemie. Faktura ustrukturyzowana przyjmują format xml i w skrócie nazywane są e-Fakturami (a czasami również u-fakturami).

Od 1 stycznia 2022 r. obowiązują przepisy dające podatnikom możliwość wystawiania e-Faktur, jednak zgodnie z opublikowanym w dniu 1 grudnia przez Ministerstwo Finansów projektem ustawy, ich stosowanie stanie się obowiązkowe od 2024 roku.

Kto będzie musiał korzystać z krajowego systemu e-Faktur?

Obowiązkiem korzystania z tego systemu zostaną objęci nie tylko przedsiębiorcy zarejestrowani jako czynni podatnicy podatku VAT, ale także przedsiębiorcy zwolnieni z podatku VAT, a także podatnicy zidentyfikowani w Polsce do szczególnej procedury unijnej OSS, posiadający polski identyfikator podatkowy NIP.

E-faktury nie tylko w Polsce

Jako uzasadnienie wprowadzenia e-Faktur Ministerstwo Finansów podaje oczywiście konieczność uszczelnienia systemu podatkowego. Wskazuje się również, że e-faktury stosowane są we Włoszech już od 2019 roku, obok Polski na podobnym etapie wdrażania e-faktur jest Francja, a Niemcy przygotowują się do tego procesu.

Jak przygotować się na wprowadzenie e-Faktur?

Każda firma powinna wykorzystać najbliższe miesiące, w czasie których korzystanie z systemu e-Faktur jest jeszcze dobrowolne, na pełne przygotowania do wystawiania nowego typu faktur. Po pierwsze każda organizacją powinna sprawdzić czy i w jakim zakresie konieczne będzie dostosowanie systemu finansowo-księgowego do nowych obowiązków.

Kolejno niezbędne najpewniej będzie również odpowiednie przygotowanie merytoryczne osób odpowiedzialnych za proces fakturowania. E-faktury wymagają szerokiego zakresu raportowania danych, część z nich objęta będzie obowiązkiem ich przekazania, a część będzie miała charakter dobrowolny. Osoby odpowiedzialne za księgowość danego podmiotu będą zatem musiały wiedzieć jakie dane trzeba podać, aby e-Faktura spełniała wymogi określone w przepisach. Każda e-Faktura musi bowiem odpowiadać strukturze logicznej FA(1), a ewentualne błędy skutkować będą odrzuceniem e-Faktury w systemie.

Nie ulega więc wątpliwości, że im większe przedsiębiorstwo i zakres jego działalności, tym zakres prac i ich rozmiar we wdrożeniu nowych rozwiązań, będzie większy.

Oprogramowanie do e-Faktur

Ministerstwo Finansów udostępniło co prawda oprogramowanie, w ramach którego możliwa jest obsługa e-Faktur. Jednak jak wskazują specjaliści nadaje się ono raczej dla małych podmiotów. Tak więc najpewniej spółki z sektora małych i średnich przedsiębiorstw będą musiały samodzielne dostosować swoje programy księgowe do nowych obowiązków.

Jednak w tym zakresie należy zwrócić uwagę na kolejne rozwiązania.

Aplikacja e-mikrofirma już na ten moment umożliwia powiązanie istniejącego konta z KSeF, wystawianie faktur w KSeF oraz odbieranie e-Faktur z KSeF oraz przenoszenie ich bezpośrednio do ewidencji VAT, bez konieczności ręcznego przepisywania danych.

Dodatkowo Ministerstwo Finansów zapowiedziało wprowadzenie aplikacji mobilnej, która ma umożliwiać wygodne i szybkie wystawianie e-Faktur, odbieranie e-Faktur w czasie rzeczywistym, szybkie przekazywanie danych niezbędnych do wystawienia e-Faktury poprzez udostępnianie kodu QR. Dostęp do aplikacji ma zostać zapewniony przez Google Play oraz App Store

Potraktuj rok 2023 jako okres testowy

Każda firma powinna wykorzystać okres roku 2023 na testy nowych rozwiązań i e-Faktur, zwłaszcza że dobrowolność w wystawianiu e-Faktur w tym okresie przejawia się również tym, że każdy przedsiębiorca może tylko w zakresie części czynności podlegających opodatkowaniu VAT wystawiać e-Faktury, a w pozostałym zakresie nadal wystawiać tradycyjne faktury.

Czy z wprowadzeniem e-Faktur wiążą się jakieś korzyści a nie tylko obowiązki?

Ministerstwo Finansów wskazuje, iż z e-Fakturami wiąże się wiele korzyści podatkowych i biznesowych. Tymi korzyściami mają być między innymi:

– szybszy zwrot VAT – termin zwrotu VAT skróci się z 60 na 40 dni;

– uproszczenie obowiązków podatkowych oraz sprawozdawczych np. poprzez ograniczenie obowiązków w JPK_VAT z deklaracją;

– automatyzacja procesów i zamiana dokumentów papierowych i elektronicznych (PDF) na dane cyfrowe oraz cyfryzacja i automatyzacja obiegu faktur pomiędzy podatnikami oraz ich księgowania; – program oferować będzie usługę przechowywania oraz archiwizacji e-faktur przez okres 10 lat.

Ministerstwo podaje również, że stosowanie e-Faktur zwiększy szybkość wymiany danych pomiędzy kontrahentami. Wystawiona faktura ma być udostępniona dla odbiorcy praktycznie w czasie rzeczywistym. Ustrukturyzowany jednolity wzór faktury ma również w teorii doprowadzić do automatyzacji procesów księgowych.

Konsekwencje braku wdrożenia systemu e-Faktur? Kary pieniężne

Od początku 2024 roku brak wdrożenia systemu i wystawiana e-Faktur skutkować będzie możliwością nałożenia przez urząd skarbowy kary pieniężnej w wysokości do 100 % kwoty podatku wykazanego na fakturze. W przypadku faktury bez wykazanego podatku, możliwe będzie nałożenie kary pieniężnej do 18,7 % wysokości kwoty należności ogółem wykazanej na fakturze.

Kara pieniężna będzie mogła zostać nałożona:

– w wysokości minimum 1.000 zł, jeśli podatnik, będąc podmiotem zobowiązanym, nie wystawił faktury przy użyciu krajowego systemu e-Faktur;

– w wysokości minimum 500 zł, jeśli podatnik nie przesłał do systemu, w określonym terminie, faktur wystawionych podczas awarii.

E-faktury czy na pewno będzie obowiązek ich stosowania?

Co prawda prace legislacyjne są dopiero na etapie opublikowania ustawy, nie ulega jednak wątpliwości, iż szanse na niewprowadzenie e-Faktur są znikome. Od grudnia 2022 r. Ministerstwo rozpoczęło cykl spotkań mających na celu omówienie poszczególnych rozwiązań KSeF oraz udzielenie odpowiedzi na pojawiające się pytania i wątpliwości. W związku z tym żadna firma nie powinna odwlekać w czasie wdrożenia systemu e-Faktur w swoich strukturach.

Teoretycznie każdy przedsiębiorca ma rok aby przygotować się na te zmiany, ze względu jednak na powagę tych zmian, nie należy odkładać tego na ostatnią chwilę.