Przekształcenie działalności gospodarczej w spółkę – jak dostosować swoją firmę do Polskiego Ładu?

Nowy ład – na kogo będzie mieć wpływ?

Wraz z ogłoszeniem tzw. Polskiego Ładu (zwanego również Nowym Ładem) potwierdzone zostały wcześniejsze plotki, że wraz z jego wprowadzenie oznaczać będzie przede wszystkim rewolucję dla przedsiębiorców, którzy prowadzą swoje firmy w formie jednoosobowej działalności gospodarczej, spółki cywilnej, jawnej lub (najprawdopodobniej) komandytowej. Jak się okazuje to dla nich nowe regulacje będą najbardziej odczuwalne. Jak wynika z zapowiedzi płynących z oficjalnych rządowych źródeł ma dojść do zlikwidowania zryczałtowanej składki zdrowotnej, a także możliwości odliczenia tej składki od podatku dla większości przedsiębiorców.

Składka zdrowotna obliczana jako procent od dochodu

Zryczałtowana składka utrzymana ma zostać wyłącznie dla opłacających podatek od przychodu, będzie ona jednak wyższa, bo podstawą naliczania będzie średnia pensja (obecnie jest to 75%).

Zmiany te oznaczają w praktyce realny wzrost obciążeń dla większości jednoosobowym firm. Według wyliczeń ekspertów na wprowadzonych zmianach straci każdy przedsiębiorca, którego miesięcznie wynagrodzenie brutto (bez VAT) wynosi ponad 6.000 zł. 

Jak uchronić się przed wzrostem opodatkowania dochodu?

Nieograniczona odpowiedzialność za zobowiązania przedsiębiorcy oraz inne ryzyka związane z prowadzeniem działalności w formie jednoosobowej działalności gospodarczej dla wielu była rekompensowana przez efektywne mniejsze obciążenia podatkowe w porównaniu do tych, które muszą być ponoszone w przypadku prowadzenia działalności w formie spółki kapitałowej. Aktualnie wielu przedsiębiorców zastanawia się nad potencjalnymi alternatywami dla prowadzenia działalności w formie jednoosobowej działalności gospodarczej. Jedną z nich może być zmiana formy prowadzonej działalności gospodarczej na spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością. 

Jakie są zalety prowadzenia biznesu w formie spółki?

Niewątpliwie największą zaletą spółki z o.o. jest ograniczona odpowiedzialność wspólników. Osoby, które uczestniczą w spółce w tym charakterze ryzykują wyłącznie utratą wniesionego do niej wkładu.

Ewentualną odpowiedzialność za zobowiązania spółki z ograniczoną odpowiedzialnością mogą ponosić członkowie jej zarządu. 

Odpowiedzialność członka zarządu sp. z o.o. może się jednak zaktualizować, jeśli zaistnieją następujące okoliczności:

• próby dochodzenia przez wierzycieli roszczeń od spółki okażą się bezskuteczne;
• członkowi zarządu nie uda się wykazać, że w szczególności w stosownym czasie złożył wniosek o ogłoszenie upadłości lub niezgłoszenie wniosku o ogłoszenie upadłości nastąpiło bez winy członka zarządu. 

Dochodzenie roszczeń od członka zarządu sp. z o.o. jawi się więc jako trudniejsze i bardziej skomplikowanie niż dochodzenia roszczeń od przedsiębiorcy wpisanego do CEIDG. Osoba prowadząca jednoosobową działalność gospodarczą odpowiada całym swoim majątkiem (tym firmowym i tym prywatnym) za wszelkie zobowiązania wynikłe z prowadzonej działalności. 

W momencie przekształcenia jednoosobowej działalności gospodarczej, przedsiębiorca jest jedynym wspólnikiem spółki z ograniczoną odpowiedzialnością i najczęściej członkiem jej zarządu. Jako że spółka z o.o. posiada osobowość prawną, tworzy byt odrębny od swoich wspólników a co tym idzie:

• śmierć wspólnika nie wpływa na trwanie spółki;
• istnieje szereg instrumentów, które pozwalają na sprawne przekazanie własności udziałów oraz zarządzanie spółką w sytuacji śmierci wspólnika czy prezesa zarządu a także jeszcze za życia założyciela firmy;
• możliwe jest stworzenie takich zasad funkcjonowania spółki, których wdrożenie nie jest możliwe w ramach jednoosobowej działalności gospodarczej; 
• biznes prowadzony w tej formie łatwiej jest „spieniężyć” jak i łatwiej w niego jest zainwestować potencjalnym inwestorom. 

W kontekście Nowego Ładu w tym miejscu zasygnalizować należy, iż przekształcenie może okazać się dobrą alternatywą dla przedsiębiorcy, jeśli docelowo planuje on przekazanie części udziałów innym osobom. Wspólnik jednoosobowej spółki z ograniczoną odpowiedzialnością, jeżeli nie ma żadnego innego tytułu do opłacania składek, musi bowiem opłacać ZUS tak jak by prowadził jednoosobową działalność gospodarczą (czyli przez ZUS nadal traktowany jest jako przedsiębiorca). 

Spółka z o.o. – jakie podatki?

Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością jako osoba prawna jest opodatkowana podatkiem dochodowym od osób prawnych (CIT) wg stawki 9% (dla przychodów do 2 mln EUR) oraz 19% (dla przychodów przekraczających 2 mln EUR). Sam fakt prowadzenia działalności za pośrednictwem wieloosobowej spółki z ograniczoną odpowiedzialnością nie wiąże się z koniecznością zapłaty ZUS.

W jaki sposób zmienić swoją działalność na spółkę?

Przedsiębiorca może zmienić formę prowadzonej przez siebie działalności na spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością w drodze procesu przekształcenia uregulowanego w przepisach kodeksu spółek handlowych:

• spółce, która powstanie na skutek przekształcenia przysługiwać będą wszelkie prawa i obowiązki przedsiębiorcy przekształcanego (tzw. zasada quasi-kontynuacji);
• w dniu przekształcenia, którym jest dzień wpisu sp. z o.o. do rejestru przedsiębiorców, spółka staje się co do zasady automatycznie stroną wszelkich umów zawartych przez przedsiębiorcę;
• pracownicy staję automatycznie pracownikami spółki bez konieczności aneksowania umów o pracę;
• cały majątek przedsiębiorcy staje się również majątkiem Spółki. 

Alternatywą dla przekształcenia przedsiębiorcy może być wniesienie przez przedsiębiorcę jego przedsiębiorstwa jako aportu do spółki z o.o. W największym uproszczeniu proces ten polega na tym, że przedsiębiorca w zamian za przedsiębiorstwo, które stanie się własnością sp. z o.o. otrzyma udziały tej spółki. Jednak w przypadku aportu przedsiębiorstwa:

• umowy których stroną jest przedsiębiorca nie przechodzą automatycznie na sp. z o.o.;
• do przeniesienia obowiązków z umów konieczna jest zgoda kontrahentów;
• w przypadku braku tej zgody dotychczasowy przedsiębiorca będzie traktowany jako podmiot odpowiedzialny za realizację danej umowy;
• każdy pracownik w terminie 2 miesięcy od przejścia zakładu pracy może bez wypowiedzenia, za siedmiodniowym uprzedzeniem, rozwiązać stosunek pracy. 

Aport co do zasady jest procesem krótszym niż przekształcenie, wymóg uzyskiwania zgód kontrahentów na przejście umów na nowy podmiot, może jednak w praktyce wydłużyć osiągnięcie celu w jakim zmiany są dokonywane – a więc pełnego prowadzenia dotychczasowego przedsiębiorstwa przez sp. z o.o.  

Jakie rozwiązanie będzie najlepsze dla przedsiębiorcy zależy każdorazowo od rodzaju prowadzonej przez niego działalności, od jej wielkości, ilości umów, których stroną jest przedsiębiorca a także charakteru tychże umów. 

Kilka kroków, aby przekształcić działalność w spółkę

Proces przekształcenia wydaje się dla wielu przedsiębiorców procesem niezmiennie skomplikowanym. W praktyce składa się on z kilku zasadniczych kroków, który wymagają zaangażowania przedsiębiorcy jak i jego księgowości przede wszystkim na początkowym etapie tego procesu – w momencie przygotowania planu przekształcenia. To wtedy bowiem powstają najistotniejsze dokumenty a sam przedsiębiorca musi podjąć najważniejsze decyzje co do kształtu jego biznesu w przyszłości.  

Plan przekształcenia

Plan przekształcenia to podstawowy dokument w ramach procesu przekształcenia przedsiębiorcy. Jego sporządzenie wymaga wizyty u notariusza, ponieważ kodeks spółek handlowych wymaga dla niego formy aktu notarialnego. Treść planu przekształcenia sprowadza się przede wszystkim do potwierdzenia zamiaru przekształcenia przedsiębiorcy w sp. z o.o. oraz musi zawierać co najmniej ustalenie wartości bilansowej majątku przedsiębiorcy przekształcanego na określony dzień w miesiącu poprzedzającym sporządzenie planu przekształcenia przedsiębiorcy. 

Jeżeli ustalenie wartości bilansowej zostanie dokonane w czerwcu, plan przekształcenia powinien zostać sporządzony do końca następnego miesiąca (czyli do końca lipca). 

Załącznikami do planu przekształcenia są następujące dokumenty:

• projekt oświadczenia o przekształceniu przedsiębiorcy;
• projekt aktu założycielskiego;
• wycena składników majątku (aktywów i pasywów) przedsiębiorcy;
• sprawozdanie finansowe sporządzone dla celów przekształcenia.

Sprawozdanie finansowe musi zostać sporządzone nawet jeśli przedsiębiorca nie prowadzi pełnej księgowości a swoje rozliczenia prowadzi w formie książki przychodów i rozchodów. 

Badanie biegłego rewidenta

Podpisany u notariusza plan przekształcenia przedsiębiorca powinien złożyć do Sądu wraz z wnioskiem o wyznaczenie biegłego rewidenta, którego zadaniem jest zbadanie tego dokumentu w zakresie poprawności oraz rzetelności. W praktyce przedsiębiorcy we wspomnianym wniosku wnoszą o wyznaczenie wskazanego przez nich biegłego rewidenta, z którym uprzednio też porozumieli się co do jego wynagrodzenia. 

Sądy w zdecydowanej większości przypadków przychylają się do takich wniosków. Koszt opinii biegłego rewidenta kształtuje się zazwyczaj na poziomie kilku tysięcy złotych i jest w dużej mierze zależny od rozmiaru przedsiębiorstwa.  

Oświadczenie o przekształceniu

Po uzyskaniu pisemnej opinii biegłego, konieczna jest ponowna wizyta u notariusza. Tym razem w celu złożenia oświadczenia o przekształceniu. Oświadczenie o przekształceniu musi określać co najmniej:

• typ spółki, w jaki zostaje przekształcony przedsiębiorca;
• wysokość kapitału zakładowego;
• zakres praw przyznanych osobiście przedsiębiorcy przekształcanemu jako wspólnikowi, jeżeli przyznanie takich praw jest przewidziane;
• nazwiska i imiona członków zarządu spółki przekształconej.

Informacje te tak naprawdę będę wynikać z uprzednio przygotowanego planu przekształcenia. 

Sporządzenie aktu założycielskiego spółki

Wraz ze złożeniem oświadczenia o przekształceniu, przedsiębiorca powinien sporządzić również akt założycielski. Tutaj również treść tego dokumentu wynikać będzie z uprzednio przygotowanego planu przekształcenia oraz załączników do niego. 

Wpis do rejestru przedsiębiorców KRS

Ostatnim etapem przekształcenia jest rejestracja spółki z ograniczoną odpowiedzialnością w rejestrze przedsiębiorców w KRS. Wymaga to skompletowania odpowiednich formularzy, które są dostępne na stronie Ministerstwa Sprawiedliwości oraz załączników do nich, którymi będą przede wszystkim akt założycielski spółki czy opinia biegłego rewidenta. W momencie rejestracji spółki w rejestrze przedsiębiorców powinno dojść do automatycznego wykreślenia przedsiębiorcy z CEIDG. 

Przekształcenie przedsiębiorcy w spółkę – ile to zajmuje czasu?

Przekształcenie przedsiębiorcy to proces, który może trwać nawet kilka miesięcy. W dużej mierze czas trwania zależy od przedsiębiorcy, biegłego a także Sądu. Jeśli jednak przedsiębiorca odpowiednio przygotuje się do tego procesu, porozumie się z biegłym oraz prawidłowo przygotuje wszelkie dokumenty w ramach procesu przekształcenia, czas ten może ulec znacznemu skróceniu. 

Przekształcenie przedsiębiorcy w spółkę – koszty

Koszt opinii biegłego to nie jedyny koszt w ramach przekształcenia. Przedsiębiorca winien liczyć się również obowiązkiem poniesienia kosztów notarialnych, kosztów sądowych związanych z rejestracją Spółki a także podatku od czynności cywilnoprawnych, który wynosi 0,5% podatku PCC liczonego od wartości kapitału zakładowego spółki z o.o. i zostanie pobrany przez notariusza w momencie sporządzania aktu założycielskiego. Ostateczna wysokość kosztów uzależniona jest przede wszystkim od wielkości majątku przedsiębiorcy oraz wysokości kapitału zakładowego spółki, która powstanie na skutek przekształcenia. 

Przykładowe i szacunkowe koszty przekształcenia dla mniejszej działalności gospodarczej, która zostanie przekształcona w sp. z o.o. z minimalnym kapitałem zakładowym (5 tyś zł):

• sporządzenie przed notariuszem planu przekształcenia wraz z wypisami – około 500 zł netto;
• sporządzenie opinii przez biegłego rewidenta – około 4.000 zł netto;
• opłata sądowa od wniosku o wyznaczenie biegłego – 300 zł;
• sporządzenie przed notariuszem oświadczenia o przekształceniu wraz z wypisami – około 500 zł netto;
• sporządzenie przed notariuszem aktu założycielskiego spółki przekształconej, w ramach której to czynności notariusz pobierze i uiści na rachunek właściwego urzędu skarbowego podatek PCC – około 600,00 zł netto;
• opłata sądowa od wniosku do KRS wniosku o rejestrację przekształcenia i wpisanie sp. z o.o. w rejestrze przedsiębiorców KRS – 600 zł.

Powyższe obliczenia nie uwzględniają kosztów obsługi prawnej tego procesu, która może okazać się niezbędna. Koszty te każdorazowo ustalane są z przedsiębiorcami i są zależne między innymi od zakresu działalności przedsiębiorcy. 

Ważne informacje – na co koniecznie należy zwrócić uwagę

Rozpoczęcie procesu przekształcenia powinno zostać poprzedzone analizą sytuacji finansowej, prawnej oraz majątkowej przedsiębiorcy, celem zidentyfikowania ewentualnych ograniczeń w przekształceniu i ich wyeliminowania. To te ograniczenia – o ile występują – mogą istotnie wpłynąć na czas trwania przekształcenia. Im większe przedsiębiorstwo tym ta analiza powinna być skrupulatniejsza. 

Przedsiębiorca, nawet nie zdając sobie z tego sprawy, może być bowiem stroną umów:

• które przewidują wprost, że umowa nie będzie kontynuowana w razie przekształcenia;
• dają drugiej stronie możliwość jej wypowiedzenia;
• przewidują inne negatywne konsekwencje w przypadku zmiany formy prawnej bez uprzedniego porozumienia z kontrahentem. 

Umowy, z których wynikają takie ograniczenia to najczęściej:

• umowy kredytowe, 
• umowy leasingu,
• umowy na mocy, których udzielane są dotacje czy też innego rodzaju dofinansowania. 

Szczególną ostrożność musi również zachować każdy przedsiębiorca posiadający licencję koncesje czy zezwolenia. W ramach procesu przekształcenia zasadniczo przejdą one również na spółkę z o.o., natomiast każdorazowo trzeba sprawdzić czy przepisy szczególne jednak nie wyłączają tego przejścia.

Brzmi skomplikowanie? Skontaktuj się z nami!

Przekształcenie wielu osobom jawi się jako czasochłonny, kosztowny i przede wszystkim skomplikowany proces. Skorzystanie z profesjonalnej pomocy, może usprawnić proces przekształcenia i znacząco skrócić jego czas.