W dobie cyfryzacji i wszechobecnego rozwoju technologicznego, coraz więcej obszarów życia przenosi się do przestrzeni wirtualnej. Jedną z istotniejszych zmian i jednocześnie obowiązków nałożonych na obywateli w ostatnim czasie jest obowiązek posiadania adresu do e-Doręczeń. Dotyczy to nie tylko instytucji publicznych, ale także przedsiębiorców i innych podmiotów prawnych. W niniejszym wpisie wskazane zostaną najważniejsze informacje na temat tego obowiązku, terminy jego wprowadzenia, procedury założenia skrzynki e-Doręczeń oraz sposób aktualizacji danych w rejestrach KRS i CEIDG.
E-Doręczenia – co to oznacza?
Mówiąc najprościej, e-doręczenia mają służyć do wirtualnej komunikacji posiadacza skrzynki do e-Doręczeń z administracją publiczną (urzędami, instytucjami państwowymi, sądami, organami ścigania). Zastąpią one listy polecone z potwierdzeniem odbioru dostarczane dotychczas przez operatora pocztowego (Pocztę Polską).
Adresat przesyłki elektronicznej nadanej na adres do e-Doręczeń będzie miał 14 dni na jej odbiór, po upływie tego terminu nastąpi skutek doręczenia. Jest to konstrukcja podobna do tej aktualnie obowiązującej w przypadku przesyłek poleconych (tzw. fikcja doręczenia po podwójnej awizacji i upływie 14 dni od pierwszej awizacji).
Docelowo wszystkie podmioty publiczne, przedsiębiorcy i zawody zaufania publicznego będą miały obowiązek posiadać adres do doręczeń elektronicznych i będą musiały prowadzić korespondencję za pośrednictwem e-Doręczeń. E-Doręczenia zastąpią więc zarówno doręczenia przez tradycyjne listy jak i komunikację przez ePUAP.
Adres e-Doręczeń jest zapisany w Bazie Adresów Elektronicznych – specjalnym rejestrze publicznym.
E-Doręczenia – podstawa prawna
E-doręczenia oparte są przede wszystkim na poniżej wskazanych dwóch aktach prawnych:
- ustawa z dnia 18 listopada 2020 r. o doręczeniach elektronicznych (t.j. Dz. U. z 2024 r. poz. 1045) oraz aktach wykonawczych do przedmiotowej ustawy,
- rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 910/2014 z dnia 23 lipca 2014 r. w sprawie identyfikacji elektronicznej i usług zaufania w odniesieniu do transakcji elektronicznych na rynku wewnętrznym oraz uchylające dyrektywę 1999/93/WE (rozporządzenie eIDAS) (Dz. U. UE. L. z 2014 r. Nr 257, str. 73).
Kto ma obowiązek posiadania adresu do e-Doręczeń?
Obowiązek posiadania adresu i korzystania z e-Doręczeń będzie dotyczył wszystkie podmioty publiczne oraz firmy rejestrowane w KRS i CEiDG.Obowiązek ten będzie wprowadzany stopniowo, zgodnie z ustalonym harmonogramem.
E-Doręczenia – od kiedy obowiązek posiadania adresu?
Wymóg posiadania adresu do e-Doręczeń wprowadzony:
- od 1 stycznia 2025 roku obowiązuje:
– osoby wykonujące zawody zaufania publicznego (adwokata, radcy prawnego, doradcy podatkowego, doradcy restrukturyzacyjnego, rzecznika patentowego, notariusza),
– podmioty niepubliczne rejestrujące się do Krajowego Rejestru Sądowego (KRS) od 1 stycznia 2025 r.,
– podmioty niepubliczne składające wniosek o wpis do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej,
– organy administracji rządowej oraz jednostki budżetowe obsługujące te organy
– inne organy władzy publicznej, w tym organy kontroli państwowej i ochrony prawa oraz jednostki budżetowe obsługujące te organy,
– Zakład Ubezpieczeń Społecznych i zarządzane przez niego fundusze oraz Kasa Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego i fundusze zarządzane przez prezesa Kasy Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego,
– Narodowy Fundusz Zdrowia,
– agencje wykonawcze, instytucje gospodarki budżetowej, państwowe fundusze celowe, samodzielne publiczne zakłady opieki zdrowotnej, uczelnie publiczne, Polska Akademia Nauk i tworzone przez nią jednostki organizacyjne, państwowe i samorządowe instytucje kultury, inne państwowe lub samorządowe osoby prawne utworzone na podstawie odrębnych ustaw w celu wykonywania zadań publicznych,
– jednostki samorządu terytorialnego i ich związki oraz związki metropolitarne oraz samorządowe zakłady budżetowe – w zakresie publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektroniczneg
- od 1 kwietnia 2025 roku będzie obowiązywał podmioty niepubliczne wpisane do rejestru, o którym mowa w art. 1 ust. 2 pkt 1 ustawy z dnia 20 sierpnia 1997 r. o Krajowym Rejestrze Sądowym (rejestr przedsiębiorców), przed dniem 1 stycznia 2025 r. (czyli spółki wpisane do rejestru KRS przed 1 stycznia 2025 r.),
- od 1 lipca 2025 roku będzie obowiązywał podmioty niepubliczne zarejestrowane w CEiDG do 31 grudnia 2024 r. – w przypadku dokonywania zmian we wpisie po 30 czerwca 2025 r. (czyli np. osoby prowadzące jednoosobową działalność gospodarczą, które rozpoczęły działalność przed 1 stycznia 2025 roku i będą składać wniosek o zmianę wpisu po 30 czerwca 2025 roku),
- od 1 października 2026 roku obowiązywał podmioty niepubliczne zarejestrowane w CEiDG do 31 grudnia 2024 r. (czyli np. osoby prowadzące jednoosobową działalność gospodarczą, które rozpoczęły działalność przed 1 stycznia 2025 roku),
- od 1 października 2029 roku będzie obowiązywał:
– sądy,
– trybunały,
– komorników,
– prokuratury,
– organy ścigania,
– Służbę Więzienną,
– jednostki samorządu terytorialnego i ich związki, związki metropolitarne i samorządowe zakłady budżetowe – w zakresie publicznej usługi hybrydowej.
Jak uzyskać adres do e-Doręczeń?
Aby móc korzystać z e-Doręczeń konieczne jest utworzenie specjalnego adresu i skrzynki do e-Doręczeń.
Wniosek o adres do e-Doręczeń jako przedsiębiorca wpisany do CEDIG lub KRS można założyć:
- u publicznego dostawcy (w tym wypadku należy złożyć wniosek przez stronę biznes.gov.pl; aby to zrobić musisz się zalogować do usługi profilem zaufanym albo e-dowodem a wniosek można podpisać profilem zaufanym, podpisem kwalifikowanym, pieczęcią elektroniczną lub e-dowodem),
- u komercyjnego dostawcy niepublicznego (w tym przypadku należy skontaktować się z wybranym dostawcą).
Wniosek o adres do e-Doręczeń działając w imieniu podmiotu publicznego należy złożyć przy pomocy z usługi dostępnej na portalu gov.pl.
Po złożeniu wniosku u publicznego dostawcy i utworzeniu adresu do e-Doręczeń na podany adres e-mail dedykowany do e-Doręczeń przysyłana jest wiadomość e-mail zawierająca link aktywacyjny. Po aktywacji skrzynki przy pomocy przesłanego linku aktywacyjnego można korzystać z e-Doręczeń.
Jeśli adres do e-Doręczeń zostanie utworzony w związku z wnioskiem złożonym do publicznego dostawcy – nie ma potrzeby oddzielnego wnioskowania o wpis adresu do e-Doręczeń do Bazy Adresów Elektronicznych – wpis nastąpi automatycznie.
Inaczej jest w przypadku adresu założonego u niepublicznego dostawcy – aby został dodany do Bazy Adresów Elektronicznych konieczny jest wniosek przedsiębiorcy.
Dodatkowo – przedsiębiorcy wpisani do CEIDG składający wniosek o utworzenie adresu do e-Doręczeń mogą wskazać administratora skrzynki lub mogą nią zarządzać samodzielnie. Natomiast przedsiębiorcy wpisani do rejestru KRS nie mają wyboru – muszę wyznaczyć administratora skrzynki.
Jak zgłosić adres do e-Doręczeń do rejestru KRS i CEIDG?
Po uzyskaniu adresu do e-Doręczeń należy umieścić o nim informację w odpowiednim rejestrze.
Jeśli chodzi o Krajowy Rejestr Sądowy (KRS):
- podmioty zarejestrowane w KRS mają obowiązek zaktualizować swoje dane w terminie 7 dni od uzyskania adresu e-Doręczeń,
- aktualizacja następuje poprzez złożenie stosownego wniosku do sądu rejestrowego.
W przypadku rejestru Centralna Ewidencja i Informacja o Działalności Gospodarczej (CEIDG):
- przedsiębiorcy wpisani do rejestru CEIDG prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą powinni zaktualizować swoje dane w CEIDG w terminie 7 dni,
- aktualizacji można dokonać online, przez wypełnienie odpowiedniego formularza i jego złożenie.
Podsumowanie
W wyniku dynamicznych zmian technologicznych, rozwoju cyfryzacji i informatyzacji wprowadzane są różne innowacyjne rozwiązania. Tym razem zmiana dotyczy chęci usprawnienia obiegu korespondencji, zapewnienie większego bezpieczeństwa tego procesu, minimalizacja ryzyka nadużyć. Jak wprowadzone rozwiązanie będzie funkcjonować w praktyce dowiemy się gdy e-Doręczenia zastąpią tradycyjną korespondencję i obejmą zgodnie z harmonogramem wszystkie podmioty dla których przewidziano ten obowiązek.
Masz dodatkowe pytania bądź wątpliwości? Pomożemy Ci!
Jeśli masz dodatkowe pytania bądź wątpliwości w zakresie adresu do e-Doręczeń, lub jeśli potrzebujesz pomocy w uzyskaniu adresu do e-Doręczeń bądź zgłoszeniu go do właściwego rejestru – skontaktuj się z nami! Z chęcią odpowiemy na każde pytanie i pomożemy w dopełnieniu wszelkich formalności dotyczących omawianej tematyki.
Podobne wpisy:

Kasowy PIT – nowa opcja dla przedsiębiorców od 2025 roku
Zasady rozliczania w ramach kasowego PIT Dotychczas przedsiębiorcy w Polsce korzystali z metody memoriałowej, która zakładała, że przychód powstaje w momencie wystawienia faktury, niezależnie od faktycznego wpływu pieniędzy na konto. Metoda kasowa wprowadza istotną zmianę – podatek dochodowy będzie naliczany dopiero po otrzymaniu zapłaty od kontrahenta. Jest to duże ułatwienie dla małych i średnich przedsiębiorców, […]

Kluczowe zmiany podatkowe w 2025 roku
Wstęp Rok 2025 przynosi szereg istotnych aktualizacji w polskim systemie podatkowym. Chociaż zmiany te nie mają skali rewolucji, jaką wprowadził Polski Ład, warto się im przyjrzeć, szczególnie w kontekście ich wpływu na przedsiębiorców. Oto zestawienie najważniejszych nowości. Nowy podatek minimalny Podatek minimalny obowiązuje od 2025 roku i obejmie firmy generujące straty lub charakteryzujące się rentownością […]
Najnowsze wpisy:

Kasowy PIT – nowa opcja dla przedsiębiorców od 2025 roku
Zasady rozliczania w ramach kasowego PIT Dotychczas przedsiębiorcy w Polsce korzystali z metody memoriałowej, która zakładała, że przychód powstaje w momencie wystawienia faktury, niezależnie od faktycznego wpływu pieniędzy na konto. […]

AI Act – rozporządzenie unijne o sztucznej inteligencji – ogólne informacje o regulacji
W ostatnich latach sztuczna inteligencja (AI) staje się coraz bardziej obecna w różnych aspektach życia. W związku z dynamicznym rozwojem tej technologii Unia Europejska podjęła decyzję o stworzeniu regulacji, która […]
