W dobie cyfryzacji i wszechobecnego rozwoju technologicznego, coraz więcej obszarów życia przenosi się do przestrzeni wirtualnej. Jedną z istotniejszych zmian i jednocześnie obowiązków nałożonych na obywateli w ostatnim czasie jest obowiązek posiadania adresu do e-Doręczeń. Dotyczy to nie tylko instytucji publicznych, ale także przedsiębiorców i innych podmiotów prawnych. W niniejszym wpisie wskazane zostaną najważniejsze informacje na temat tego obowiązku, terminy jego wprowadzenia, procedury założenia skrzynki e-Doręczeń oraz sposób aktualizacji danych w rejestrach KRS i CEIDG.
Na skróty
ukryj
E-Doręczenia – co to oznacza?
Mówiąc najprościej, e-doręczenia mają służyć do wirtualnej komunikacji posiadacza skrzynki do e-Doręczeń z administracją publiczną (urzędami, instytucjami państwowymi, sądami, organami ścigania). Zastąpią one listy polecone z potwierdzeniem odbioru dostarczane dotychczas przez operatora pocztowego (Pocztę Polską).
Adresat przesyłki elektronicznej nadanej na adres do e-Doręczeń będzie miał 14 dni na jej odbiór, po upływie tego terminu nastąpi skutek doręczenia. Jest to konstrukcja podobna do tej aktualnie obowiązującej w przypadku przesyłek poleconych (tzw. fikcja doręczenia po podwójnej awizacji i upływie 14 dni od pierwszej awizacji).
Docelowo wszystkie podmioty publiczne, przedsiębiorcy i zawody zaufania publicznego będą miały obowiązek posiadać adres do doręczeń elektronicznych i będą musiały prowadzić korespondencję za pośrednictwem e-Doręczeń. E-Doręczenia zastąpią więc zarówno doręczenia przez tradycyjne listy jak i komunikację przez ePUAP.
Adres e-Doręczeń jest zapisany w Bazie Adresów Elektronicznych – specjalnym rejestrze publicznym.
E-Doręczenia – podstawa prawna
E-doręczenia oparte są przede wszystkim na poniżej wskazanych dwóch aktach prawnych:
- ustawa z dnia 18 listopada 2020 r. o doręczeniach elektronicznych (t.j. Dz. U. z 2024 r. poz. 1045) oraz aktach wykonawczych do przedmiotowej ustawy,
- rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 910/2014 z dnia 23 lipca 2014 r. w sprawie identyfikacji elektronicznej i usług zaufania w odniesieniu do transakcji elektronicznych na rynku wewnętrznym oraz uchylające dyrektywę 1999/93/WE (rozporządzenie eIDAS) (Dz. U. UE. L. z 2014 r. Nr 257, str. 73).
Kto ma obowiązek posiadania adresu do e-Doręczeń?
Obowiązek posiadania adresu i korzystania z e-Doręczeń będzie dotyczył wszystkie podmioty publiczne oraz firmy rejestrowane w KRS i CEiDG.Obowiązek ten będzie wprowadzany stopniowo, zgodnie z ustalonym harmonogramem.
E-Doręczenia – od kiedy obowiązek posiadania adresu?
Wymóg posiadania adresu do e-Doręczeń wprowadzony:
- od 1 stycznia 2025 roku obowiązuje:
– osoby wykonujące zawody zaufania publicznego (adwokata, radcy prawnego, doradcy podatkowego, doradcy restrukturyzacyjnego, rzecznika patentowego, notariusza),
– podmioty niepubliczne rejestrujące się do Krajowego Rejestru Sądowego (KRS) od 1 stycznia 2025 r.,
– podmioty niepubliczne składające wniosek o wpis do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej,
– organy administracji rządowej oraz jednostki budżetowe obsługujące te organy
– inne organy władzy publicznej, w tym organy kontroli państwowej i ochrony prawa oraz jednostki budżetowe obsługujące te organy,
– Zakład Ubezpieczeń Społecznych i zarządzane przez niego fundusze oraz Kasa Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego i fundusze zarządzane przez prezesa Kasy Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego,
– Narodowy Fundusz Zdrowia,
– agencje wykonawcze, instytucje gospodarki budżetowej, państwowe fundusze celowe, samodzielne publiczne zakłady opieki zdrowotnej, uczelnie publiczne, Polska Akademia Nauk i tworzone przez nią jednostki organizacyjne, państwowe i samorządowe instytucje kultury, inne państwowe lub samorządowe osoby prawne utworzone na podstawie odrębnych ustaw w celu wykonywania zadań publicznych,
– jednostki samorządu terytorialnego i ich związki oraz związki metropolitarne oraz samorządowe zakłady budżetowe – w zakresie publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektroniczneg
- od 1 kwietnia 2025 roku będzie obowiązywał podmioty niepubliczne wpisane do rejestru, o którym mowa w art. 1 ust. 2 pkt 1 ustawy z dnia 20 sierpnia 1997 r. o Krajowym Rejestrze Sądowym (rejestr przedsiębiorców), przed dniem 1 stycznia 2025 r. (czyli spółki wpisane do rejestru KRS przed 1 stycznia 2025 r.),
- od 1 lipca 2025 roku będzie obowiązywał podmioty niepubliczne zarejestrowane w CEiDG do 31 grudnia 2024 r. – w przypadku dokonywania zmian we wpisie po 30 czerwca 2025 r. (czyli np. osoby prowadzące jednoosobową działalność gospodarczą, które rozpoczęły działalność przed 1 stycznia 2025 roku i będą składać wniosek o zmianę wpisu po 30 czerwca 2025 roku),
- od 1 października 2026 roku obowiązywał podmioty niepubliczne zarejestrowane w CEiDG do 31 grudnia 2024 r. (czyli np. osoby prowadzące jednoosobową działalność gospodarczą, które rozpoczęły działalność przed 1 stycznia 2025 roku),
- od 1 października 2029 roku będzie obowiązywał:
– sądy,
– trybunały,
– komorników,
– prokuratury,
– organy ścigania,
– Służbę Więzienną,
– jednostki samorządu terytorialnego i ich związki, związki metropolitarne i samorządowe zakłady budżetowe – w zakresie publicznej usługi hybrydowej.
Jak uzyskać adres do e-Doręczeń?
Aby móc korzystać z e-Doręczeń konieczne jest utworzenie specjalnego adresu i skrzynki do e-Doręczeń.
Wniosek o adres do e-Doręczeń jako przedsiębiorca wpisany do CEDIG lub KRS można założyć:
- u publicznego dostawcy (w tym wypadku należy złożyć wniosek przez stronę biznes.gov.pl; aby to zrobić musisz się zalogować do usługi profilem zaufanym albo e-dowodem a wniosek można podpisać profilem zaufanym, podpisem kwalifikowanym, pieczęcią elektroniczną lub e-dowodem),
- u komercyjnego dostawcy niepublicznego (w tym przypadku należy skontaktować się z wybranym dostawcą).
Wniosek o adres do e-Doręczeń działając w imieniu podmiotu publicznego należy złożyć przy pomocy z usługi dostępnej na portalu gov.pl.
Po złożeniu wniosku u publicznego dostawcy i utworzeniu adresu do e-Doręczeń na podany adres e-mail dedykowany do e-Doręczeń przysyłana jest wiadomość e-mail zawierająca link aktywacyjny. Po aktywacji skrzynki przy pomocy przesłanego linku aktywacyjnego można korzystać z e-Doręczeń.
Jeśli adres do e-Doręczeń zostanie utworzony w związku z wnioskiem złożonym do publicznego dostawcy – nie ma potrzeby oddzielnego wnioskowania o wpis adresu do e-Doręczeń do Bazy Adresów Elektronicznych – wpis nastąpi automatycznie.
Inaczej jest w przypadku adresu założonego u niepublicznego dostawcy – aby został dodany do Bazy Adresów Elektronicznych konieczny jest wniosek przedsiębiorcy.
Dodatkowo – przedsiębiorcy wpisani do CEIDG składający wniosek o utworzenie adresu do e-Doręczeń mogą wskazać administratora skrzynki lub mogą nią zarządzać samodzielnie. Natomiast przedsiębiorcy wpisani do rejestru KRS nie mają wyboru – muszę wyznaczyć administratora skrzynki.
Jak zgłosić adres do e-Doręczeń do rejestru KRS i CEIDG?
Po uzyskaniu adresu do e-Doręczeń należy umieścić o nim informację w odpowiednim rejestrze.
Jeśli chodzi o Krajowy Rejestr Sądowy (KRS):
- podmioty zarejestrowane w KRS mają obowiązek zaktualizować swoje dane w terminie 7 dni od uzyskania adresu e-Doręczeń,
- aktualizacja następuje poprzez złożenie stosownego wniosku do sądu rejestrowego.
W przypadku rejestru Centralna Ewidencja i Informacja o Działalności Gospodarczej (CEIDG):
- przedsiębiorcy wpisani do rejestru CEIDG prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą powinni zaktualizować swoje dane w CEIDG w terminie 7 dni,
- aktualizacji można dokonać online, przez wypełnienie odpowiedniego formularza i jego złożenie.
Podsumowanie
W wyniku dynamicznych zmian technologicznych, rozwoju cyfryzacji i informatyzacji wprowadzane są różne innowacyjne rozwiązania. Tym razem zmiana dotyczy chęci usprawnienia obiegu korespondencji, zapewnienie większego bezpieczeństwa tego procesu, minimalizacja ryzyka nadużyć. Jak wprowadzone rozwiązanie będzie funkcjonować w praktyce dowiemy się gdy e-Doręczenia zastąpią tradycyjną korespondencję i obejmą zgodnie z harmonogramem wszystkie podmioty dla których przewidziano ten obowiązek.
Masz dodatkowe pytania bądź wątpliwości? Pomożemy Ci!
Jeśli masz dodatkowe pytania bądź wątpliwości w zakresie adresu do e-Doręczeń, lub jeśli potrzebujesz pomocy w uzyskaniu adresu do e-Doręczeń bądź zgłoszeniu go do właściwego rejestru – skontaktuj się z nami! Z chęcią odpowiemy na każde pytanie i pomożemy w dopełnieniu wszelkich formalności dotyczących omawianej tematyki.
Podobne wpisy:
-
Podatek od czynności cywilnoprawnych od pożyczek – przewodnik dla przedsiębiorcy
Jak nie zapłacić PCC od pożyczki? Pożyczki w obrocie gospodarczym to jedna z częstych transakcji finansowych w grupach kapitałowych, zarówno w wariancie między wspólnikami a spółkami, a także w relacjach z osobami fizycznymi. W każdej z tych konfiguracji pojawia się pytanie o podatek od czynności cywilnoprawnych, czyli PCC. Podatek o czynności cywilnoprawnych, choć występujący w nominalnie niewielkiej […]
-
Fundacja rodzinna a ochrona majątku przed wierzycielami
Autor: Kancelaria PLA.partners Fundacja rodzinna bywa przedstawiana jako narzędzie pełnej ochrony majątku przed wierzycielami. Rzeczywistość prawna jest bardziej zniuansowana. Konstrukcja fundacji rodzinnej daje istotny poziom separacji majątku fundatora od jego zobowiązań po jej ustanowieniu, ale ustawodawca zachował kilka mechanizmów wyrównujących pozycję wierzycieli, zarówno cywilnych, jak i publicznoprawnych. Eksperci PLA.partners podsumowują, co fundacja rzeczywiście chroni, a czego nie. […]
Najnowsze wpisy:
-
Nieważne zbycie udziałów spółki z o.o. – brak obowiązku PIT
Autor: Kancelaria PLA.partners Krajowa Informacja Skarbowa interpretacją z 17 czerwca 2026 r. potwierdziła stanowisko podatnika, w którym rozporządzenie udziałami spółki z o.o. przed wpisem podwyższenia kapitału zakładowego do rejestru przedsiębiorców […]
-
Programy motywacyjne dla pracowników – pułapki podatkowe
Autor: Kancelaria PLA.partners Programy motywacyjne dla pracowników i osób z zarządu, oparte na akcjach, opcjach na akcje lub ich pochodnych, stały się standardowym elementem pakietu wynagrodzeń w spółkach kapitałowych. Ich […]
Oceń wpis!
[Ocen: 1 Średnia: 5]
