Nowe obowiązki i kary dotyczące członków zarządów

13 września 2022 roku weszła w życie nowelizacja kodeksu spółek handlowych. Jest ona szeroko dyskutowana ze względu na wprowadzenie kontrowersyjnych przepisów prawa holdingowego. Uwagę członków zarządu spółek kapitałowych powinien przykuć przede wszystkim nowy przepis art. 587(1) kodeksu spółek handlowych. Daje on możliwość pociągnięcia do odpowiedzialności karnej każdego członka zarządu, który nie realizuje obowiązków informacyjnych lub zataja określone informacje wobec organów nadzorczych.

Za co grozi odpowiedzialność karna?

Na mocy tego przepisu członkowie zarządu mogą ponosić odpowiedzialność karną w przypadku umyślnego, ale także i nieumyślnego:

1. nieprzekazania informacji, dokumentów, sprawozdań lub wyjaśnień w terminie;
2. przekazania ich niezgodne ze stanem faktycznym, lub
3. zatajenia danych wpływających w istotny sposób na treść tych informacji, dokumentów, sprawozdań lub wyjaśnień.

Zgodnie bowiem z właściwymi przepisami kodeksu spółek handlowych (do których odwołuje się zresztą art. 587(1) kodeksu spółek handlowych):

• radzie nadzorczej w spółce z ograniczoną odpowiedzialnością,
• radzie nadzorczej albo dyrektorowi wykonawczemu w prostej spółce akcyjnej,
• radzie nadzorczej w spółce akcyjnej,

przysługuje prawo żądania sporządzenia lub przekazania wszelkich informacji, dokumentów, sprawozdań lub wyjaśnień dotyczących spółki, w szczególności jej działalności lub majątku.

Przedmiotem żądania mogą być również posiadane przez organ lub osobę obowiązaną informacje, sprawozdania lub wyjaśnienia dotyczące spółek zależnych oraz spółek powiązanych.

Kodeks spółek handlowych wskazuje maksymalny termin realizacji powyższych obowiązków. Informacje, dokumenty, sprawozdania lub wyjaśnienia powinny być przekazywane przez zobowiązanych niezwłocznie, nie później niż w terminie dwóch tygodni od dnia zgłoszenia żądania, chyba że w żądaniu określono dłuższy termin.

Członkowie zarządu jako główni adresaci nowego przepisu

Adresatem żądań, o których mowa powyżej, zgodnie z treścią art. 587(1) kodeksu spółek handlowych może być:

• zarządu, prokurent,
• osoby zatrudnione w spółce na podstawie umowy o pracę lub wykonujące na rzecz spółki w sposób regularny określone czynności na podstawie umowy o dzieło, umowy zlecenia albo innej umowy o podobnym charakterze.

Zakres podmiotów, do których rada nadzorcza (dyrektor wykonawczy) może kierować swoje żądania został określony dość szeroko i nie obejmuje wyłącznie członków zarządu. Nie ulega jednak przy tym wątpliwości, że to członkowie zarządu są głównymi adresatami działań kontrolnych i nadzorczych podejmowanych przez upoważnione do tego organy. To oni są często dysponentami kluczowych informacji na temat funkcjonowania i prowadzenia spraw spółki a nie szeregowi pracownicy. Konsekwentnie w praktyce może się okazać, że to do członków zarządu będą kierowane najczęściej zarzuty związane z naruszeniem tego przepisu.

Zakres odpowiedzialności karnej. Umyślne i nieumyślne zaniechania

Za naruszenie w jeden z opisanych sposobów obowiązków informacyjnych, grożą następujące sankcje:

• grzywna nie niższa niż 20 000 złotych i nie wyższa niż 50 000 złotych albo kara ograniczenia wolności – w przypadku umyślnego działania sprawy;
• grzywna nie niższa niż 6000 złotych i nie wyższa niż 20 000 złotych – w przypadku nieumyślnego działania sprawcy.

W związku z tym, że przepis penalizuje również nieumyślne działanie (zaniechanie), członek zarządu nie będzie mógł się bronić, że do naruszenia przez niego obowiązków doszło w sposób niezamierzony czy niecelowy (na przykład ze względu na nieobecność jakiegoś pracownika). Zgodnie z art. 9 kodeksu karnego czyn popełniony jest nieumyślnie, jeżeli sprawca nie mając zamiaru jego popełnienia, popełnia go jednak na skutek niezachowania ostrożności wymaganej w danych okolicznościach, mimo że możliwość popełnienia tego czynu przewidywał albo mógł przewidzieć. W przypadku członka zarządu ta ostrożność będzie badana z uwzględnieniem tego, że jest reprezentantem spółki i osobą odpowiedzialną za prowadzenie jej spraw. Od każdego zarządzającego wymagana jest staranność wynikająca z zawodowego charakteru działalności danej osoby. Nie ulega natomiast wątpliwości, iż w zakresie starannego wykonywania obowiązków, kolokwialnie rzecz ujmując poprzeczka jest postawiona zdecydowanie najwyżej w odniesieniu do członków zarządu.

Członek zarządu będzie musiał więc wykazać, że dołożył staranności wynikającej z zawodowego charakteru przy próbie realizacji swoich obowiązków.

Co można zrobić, aby ograniczyć ryzyko? Przygotowanie procedur i dokumentacji

Wprowadzenie do kodeksu spółek handlowych omawianej regulacji to kolejny argument za posiadaniem w organizacji odpowiednich mechanizmów zarządzania informacjami oraz dokumentacją. Należy odejść od pojawiającego się w wielu podmiotach przeświadczenia, że jest to niepotrzebny formalizm, który wiąże się wyłącznie z wytworzeniem kolejnej dokumentacji i de facto nałożeniem na szeregowych pracowników niepotrzebnych obowiązków.

Każdorazowo bowiem taka procedura jest dopasowywana do wielkości i potrzeb przedsiębiorstwa. Inaczej wygląda więc w przypadku spółki, która zatrudnia kilkanaście/kilkadziesiąt pracowników, a inaczej w przypadku międzynarodowego przedsiębiorstwa. Dodatkowo każdy rodzaj działalności generuje mniejsze lub większe ryzyka.

Podkreślenia wymaga, iż już sam fakt stworzenia i wdrożenia odpowiednich mechanizmów zarządzania informacją oraz dokumentacją stanowić będzie w rękach członka zarządu obronny argument w razie prób pociągnięcia go do odpowiedzialności.

W związku wejściem w życie omawianego przepisu, każda organizacja (a de facto zarząd, który w jej ramach działa) powinna „przyjrzeć” się temu w jaki sposób działa i odpowiedzieć, czy potrzebuje procesów związanych z przygotowywaniem i obiegiem dokumentów oraz informacji. Jeśli takie procesy nie istnieją to zarząd każdego podmiotu powinien odpowiedzieć sobie na pytanie czy takie procedury nie powinny być wprowadzone. Jeśli takie procesy istnieją uzasadnione wydaje się dokonanie ich weryfikacji pod kątem realizacji obowiązków omawianych w niniejszym artykule oraz osób odpowiedzialnych za ich realizacje i kontrolę tych procesów.

Pamiętać jednak należy, że żadne procedury nie będą działać, jeśli nie będą realizowane i przestrzegane.

Oprócz compliance nie należy pominąć kontroli efektywności ładu korporacyjnego danej organizacji czy obowiązujących w niej regulaminów danych organów. Są to podstawowe dokumenty, które powinny być źródłem wszelkich innych regulacji wewnętrznych oraz jednocześnie zapewniać możliwość sprawnego wytwarzania, obiegu czy przechowywania dokumentacji związanej z funkcjonowaniem poszczególnych organów.

W przypadku pytań zachęcamy do kontaktu.